Jak zaaranżować salę konferencyjną?

Sala konferencyjna stanowi ważną część firmy. Często jest najbardziej widocznym dla klientów i kontrahentów miejscem. Współpracują tu ze sobą różne osoby, więc przestrzeń powinna być przygotowana na różnego rodzaju spotkania.



Projektując salę konferencyjną, należy wziąć pod uwagę kilka kwestii, aby uzyskać zachęcający, funkcjonalny i ergonomiczny efekt. Obecnie 50% naszych spotkań ma charakter hybrydowy lub cyfrowy, więc technologia jest ważnym aspektem, który należy uwzględnić na etapie projektowania. Analizując potrzeby i starannie planując, można tworzyć inspirujące sale konferencyjne, które będą dobrze służyć firmie.

Na początku warto się zastanowić, jakiego rodzaju spotkania będą odbywać się w danej sali. Ile osób ma pomieścić? Czy jest to sala przeznaczona do długich czy krótkich spotkań? Aby pomóc uczestnikom spotkań w utrzymaniu skupienia, sale powinny być kompleksowo wyposażone, uwzględniając wszystko, począwszy od mebli, przez oświetlenie, kolorystykę, wentylację, akustykę i materiały biurowe, aż po rozwiązania technologiczne. Trzeba również zdecydować, czy sala będzie dostępna do wynajęcia przez osoby z zewnątrz.



RÓŻNE SPOTKANIA WYMAGAJĄ RÓŻNYCH ARANŻACJI WNĘTRZ



Spotkania cyfrowe i hybrydowe. Jeśli pomieszczenie ma być wykorzystywane do spotkań cyfrowych i hybrydowych, aranżacja i wybór mebli powinny być dostosowane do technologii oraz sprzętu, tak aby każdy uczestnik był wyraźnie widoczny i słyszany. Ważne, aby każdy użytkownik sali został przeszkolony w zakresie sposobu działania technologii. Nieudane spotkania hybrydowe są często spowodowane brakiem wiedzy. Jednak przyklejanie instrukcji obsługi urządzeń na samoprzylepnych karteczkach będzie sprawiać raczej chaotyczne wrażenie. Zamiast tego, instrukcje można wyświetlić na ekranie.



Środowisko zamknięte lub otwarte. Tradycyjnie sale konferencyjne zazwyczaj mieszczą się w zamykanych pomieszczeniach. Jednak dzięki inteligentnym rozwiązaniom aranżacyjnym salę konferencyjną można równie łatwo zaprojektować w przestrzeni otwartej, korzystając z zasłon, mebli lub ścianek biurowych, a także wspomagając się technologią. W ten sposób firma staje się bardziej elastyczna, co pozwala pracownikom na zmianę otoczenia.

Spotkania formalne, nieformalne czy kreatywne. Warto przemyśleć nasze oczekiwania, jak uczestnicy spotkań mają czuć się i zachowywać w sali konferencyjnej. Czy powinni odbywać je na siedząco, czy też mają mieć możliwość poruszania się w pomieszczeniu? Czy powinni mieć dostęp do tablicy, przyborów do pisania lub innych materiałów?

Długie spotkania. W przypadku dłuższych spotkań należy zapewnić komfortowe krzesła konferencyjne, a także możliwość wstania od czasu do czasu. Aby pomóc w utrzymaniu skupienia, warto zapewnić dostęp do światła dziennego i świeżego powietrza.

Poufność. Czy pomieszczenie powinno być dostosowane do spotkań o poufnym charakterze lub umożliwiać dyskretne zapoznanie się z materiałami? To pozwoli określić, czy sala wymaga rozwiązań do zasłaniania widoczności i pochłaniania dźwięku, takich jak tkaniny i panele dźwiękochłonne.

Elastyczność. Czy sala będzie używana do różnych celów i trzeba umożliwić łatwą zmianę aranżacji? Stół do spotkań z regulacją wysokości ułatwia zmianę pozycji z siedzącej na stojącą. W dużych salach konferencyjnych możliwość sztaplowania krzeseł i składania blatów daje możliwość zmiany aranżacji w zależności od liczby uczestników i ich potrzeb. Małe stoliki, które można ustawiać w różne konstelacje, to dobre rozwiązanie do spotkań hybrydowych.

3 PRAKTYCZNE PRODUKTY DO SAL KONFERENCYJNYCH






WYBIERZ ODPOWIEDNI STÓŁ KONFERENCYJNY I KRZESŁA

• Stół konferencyjny. W zależności od potrzeb można wybrać stół o stałej lub regulowanej wysokości albo stół ze składanym blatem. Warto zastanowić się, jak pomieszczenie będzie wykorzystywane i ile osób powinno pomieścić. To pozwoli wybrać najlepsze ustawienie mebli w pomieszczeniu. Duży stół często doskonale sprawdza się jako centralny element sali, a małe lub składane stoliki służą mniejszym grupom siedzącym w półokręgu lub w podkowę. Ważne, aby we właściwych miejscach w blacie stołu znajdowała się odpowiednia liczba gniazd do zasilania.





• Krzesła konferencyjne. Zmiana pozycji ciała pozwala dłużej utrzymać skupienie — jesteśmy wszak stworzeni do ruchu. Krzesło konferencyjne obrotowe lub na kółkach pozwala nieco poruszać się, bez zakłócania spotkań. Inwestycja w wygodne krzesła z kilkoma opcjami regulacji pozwoli dostosować je do indywidualnych potrzeb każdego użytkownika. Ważne jest również, aby krzesła i stół były do siebie dopasowane.




ERGONOMIA W SALACH KONFERENCYJNYCH

Akustyka. Panele dźwiękochłonne są często potrzebne w salach konferencyjnych dla zapewnienia dobrej akustyki. Co najmniej 15% powierzchni ścian (najlepiej prostopadłych do siebie) powinno być pokryte elementami dźwiękochłonnymi. Warto pamiętać, że dźwięk odbija się od twardych powierzchni, więc lepiej nie ustawiać ekranu wideo i tablicy naprzeciwko siebie. Dobrym rozwiązaniem są również zasłony. Ogólnie rzecz biorąc, elementy tekstylne w salach konferencyjnych, takie jak tapicerowane meble, panele, dywany i kotary, pomagają utworzyć dobre środowisko akustyczne. Jednak lepiej unikać nadmiernego wyciszenia — warto znaleźć złoty środek!



Oświetlenie. Dostęp do światła dziennego zdecydowanie poprawia nastrój. Dlatego najlepiej, aby sale konferencyjnych posiadały okna. Ważne jest również, aby można było sterować w pomieszczeniu oświetleniem np. za pomocą rolet i funkcji ściemniania lamp. W przypadku wideokonferencji praktyczną zasadą jest zastosowanie oświetlenia padającego z różnych stron, aby uniknąć cieni na twarzy. Należy również pamiętać, że sale konferencyjne nie są stale używane, więc warto zainwestować w oświetlenie, które będzie wyłączać się automatycznie, gdy pomieszczenie jest puste, pozwalając na zmniejszenie zużycia energii.



Kolory. Stosowanie monochromatycznych materiałów i palety barw ziemi pozwoli uzyskać poczucie spokoju i harmonii bez negatywnych rozpraszaczy. Więcej kolorów wniosą sami uczestnicy na swoich ubraniach. Jeśli pomieszczenie będzie wykorzystywane kreatywnie, np. do burzy mózgów lub innowacyjnych projektów, można dodać żółte, energetyzujące odcienie.

Dodatkowe wyposażenie sali konferencyjnej
Szafy. Czy w pomieszczeniu dostępne są długopisy, notatniki i inne materiały? Jeśli tak, warto zadbać o szafkę do przechowywania, aby pomieszczenie było schludne, kiedy przybędą uczestnicy. Dobrym pomysłem może być również barek na kółkach do serwowania kawy, herbaty, wody, owoców i innych przekąsek, które zapewnią odpowiedni poziom energii uczestnikom spotkania.


Rośliny. W sali konferencyjnej nie może zabraknąć roślin! Zieleń tworzy przytulną atmosferę i poprawia akustykę. Poza tym otaczanie się naturalnymi elementami ma pozytywny wpływ na ludzi.



Wieszak na ubrania. Trzeba zdecydować, czy uczestnicy spotkań będą wieszać ubrania wierzchnie w sali, czy też w firmie znajduje się inne miejsce na okrycia.