Zapytanie ofertowe - wykonanie i wdrożenie systemu B2B

W związku z realizacją projektu "Wdrożenie systemu B2B integrującego procesy biznesowe pomiędzy Spółką Winda - Warszawa i jej partnerami" w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, Działanie 8.2, zwracamy się z prośbą o przedstawienie oferty cenowej na wykonanie systemu i wdrożenie systemu B2B.

I. Cel wykonania projektu
Dzięki wdrożeniu systemu B2B usprawnione zostaną procesy funkcjonowania Spółki, komunikacja z kooperantami i klientami oraz zwiększy się konkurencyjność świadczonych usług. System ma zautomatyzować i usprawnić procesy realizowane w przedsiębiorstwie odpowiedzialne za relacje z partnerami. Dane gromadzone, analizowane i wymieniane będą drogą elektroniczną. System umożliwi pracownikom i klientom prowadzenie bieżących analiz technicznych, planowania remontów i modernizacji oraz kontrolę usług serwisowych w sposób automatyczny.

System B2B będzie dedykowany dla kooperantów oraz klientów. W ramach współpracy z kooperantami zautomatyzowane zostaną procesy planowania i produkcji. Wprowadzona zostanie metoda pakietyzacji poszczególnych podzespołów produkowanych przez kooperantów, system umożliwi przesyłanie zleceń produkcyjnych, monitoring etapów produkcji i montażu z możliwością ich harmonogramowania, bieżącą wymianę informacji w zakresie min. kompletności pakietów i ich oceny oraz terminowości wykonania.

Uzasadnienie:
Integracja systemu spowoduje, że dane wprowadzone raz do systemu będą widoczne w pozostałych modułach dla Użytkowników, którzy ich potrzebują. Powstanie baza danych do której dostęp będzie miała każdy użytkownik - system umożliwi dokonywanie analiz i raportów w oparciu o zgromadzone informacje przez każdy z modułów z osobna (Właściciela, Obsługi Kooperanta i Obsługi Klienta). Kooperant będzie mógł sprawdzić jakość wyprodukowanych podzespołów w oparciu o prowadzone prace na już eksploatowanych urządzeniach przez serwisantów i działania dodatkowe przez klienta (naprawcze, remontowe, modernizacyjne). System pozwoli również na elektroniczną wymianę informacji między kontrahentami Spółki w zakresie generowania zamówień, dokumentacji technologicznej produkowanych wyrobów, dokumentów rozliczeniowych, jak również pozwoli na śledzenie etapów produkcji zamówienia. Klienci otrzymywać będą informację w czasie rzeczywistym o stanie technicznym swoich urządzeń, dokumenty protokołów konieczności, możliwość monitoringu prowadzonych czynności konserwacyjnych.

II. Wymagania względem zadania:
W ramach planowanego projektu wdrożony system B2B musi wykorzystywać zaawansowany model elektronicznej wymiany danych EDI. Wymaga się Zastosowania formuły SaaS umożliwiającej wykorzystanie istniejącej infrastruktury IT w odniesieniu do każdego z kooperantów i klientów. Technologie informatyczne wykorzystywane w projekcie umożliwiać muszą pracę w systemie na każdym urządzeniu z dostępem do Internetu. Rozwiązanie ma gwarantować dostęp do aplikacji z każdego miejsca w dowolnym momencie w tym z telefonów typu Smartphone. System musi umożliwić sprawniejszą obsługę procesów biznesowych, a tym samym ma pozwolić na automatyczne przetwarzanie danych w ramach następujących procesów:
1. Proces planowania produkcji
- uruchamianie zlecenia
- harmonogramowanie projektu
- harmonogramowanie produkcji
2. Proces monitoringu produkcji
- monitoring zleceń
- harmonogramowanie produkcji
- raportowanie
3. Proces monitoringu kompletacji
- harmonogramowanie transportu
- harmonogramowanie projektu
4. Proces kontroli jakości
- kontrola jakości
- raportowanie
5. Proces niezgodności
- uruchamianie procedury niezgodności
- monitoring niezgodności
- raportowanie
6. Proces monitoringu działań gwarancyjnych
- uruchamianie działań gwarancyjnych
- monitoring działań gwarancyjnych
- raportowanie
7. Proces monitoringu przeglądów
- planowanie przeglądów
- monitorowanie przeglądów
- raportowanie
8. Proces monitoringu napraw
- planowanie napraw
- monitorowanie przeglądów
- raportowanie
9. Proces nadzoru i ewidencjowania zgłoszeń
- archiwizacja zgłoszeń
- monitorowanie zgłoszeń
- raportowanie
10. Proces planowania remontów i modernizacji
- archiwizacja parametrów technicznych
- archiwizacja wykonywanych badań
- planowanie remontów i modernizacji
- monitorowanie remontów i modernizacji
11. Proces kontroli jakości i satysfakcji klienta
- kontrola jakości
- badanie satysfakcji
- raportowanie
12. Proces monitoringu działań gwarancyjnych
- uruchamianie działań gwarancyjnych
- monitoring działań gwarancyjnych
- raportowanie

Usługi dostarczone zarówno kooperantom jak i klientom mają być kompleksowe w zakresie planowania, produkcji, obsługi i kontroli, ponieważ planuje się obsługę powiązanych ze sobą działań począwszy od planowania produkcji a skończywszy na monitorowaniu działań gwarancyjnych. Usługi będą obejmować nie tylko wzajemne relacje między Wnioskodawca a Partnerami ale także działania samodzielne Partnerów, które nie są bezpośrednio powiązane z Wnioskodawcą. Tym samym usługi będą wykraczały poza zwykłą wymianę danych czy prosty dostęp do danych. Kooperanci mają otrzymać system umożliwiający monitoring wewnętrznych procesów m.in. produkcji i kompletacji. Klienci muszą być wstanie zaplanować prace remontowe i modernizacyjne w oparciu o dostarczane informacje przez system.

Planuje się zakup następujących modułów systemu ERP na które składają się:
1. moduł Właściciela
2. moduł Obsługi Kooperanta
3. moduł Obsługi Klienta
4. silnik systemu
5. aplikacja na urządzenia mobilne

Moduł Właściciela - system pozwala prowadzić monitoring stanu technicznego urządzeń klienta oraz stanu produkcji i kompletacji podzespołów, kontrolę jakości i prowadzonych prac konserwacyjnych, planowanie prac i możliwości produkcyjnych, bazę zgłoszeń awaryjnych, gwarancyjnych i niezgodności oraz narzędzie raportowania podstawowych procesów. Moduł umożliwi również szybszą komunikację w oparciu o sieć internetową, akceptację wykonanych prac i zleceń.

Moduł odpowiedzialny za procesy planowania produkcji, monitoringu produkcji, monitoringu kompletacji, monitoringu przeglądów, monitoringu napraw, kontroli jakości i satysfakcji klienta, niezgodności, działań gwarancyjnych, nadzoru i ewidencjowania zgłoszeń, planowania remontów i modernizacji

Moduł Obsługi Kooperanta - system pozwala prowadzić monitoring stanu produkcji i kompletacji podzespołów, kontrolę jakości, planowanie prac i możliwości produkcyjnych, bazę niezgodności oraz narzędzie raportowania podstawowych procesów. Moduł umożliwi również szybszą komunikację w oparciu o sieć Internet, akceptację wykonanych prac i zleceń. Moduł odpowiedzialny za procesy planowania produkcji, monitoringu produkcji, monitoringu kompletacji, kontroli jakości, niezgodności, działań gwarancyjnych

Moduł Obsługi Klienta - system pozwala prowadzić monitoring stanu technicznego urządzeń klienta, kontrolę prowadzonych prac konserwacyjnych, planowanie prac naprawczych, remontów i modernizacji, bazę zgłoszeń awaryjnych i gwarancyjnych oraz narzędzie raportowania podstawowych procesów. Moduł umożliwi również szybszą komunikację w oparciu o sieć Internet, akceptację wykonanych prac i zleceń naprawczych. Moduł odpowiedzialny za procesy monitoringu przeglądów, monitoringu napraw, kontroli jakości i satysfakcji klienta, działań gwarancyjnych, nadzoru i ewidencjowania zgłoszeń, planowania remontów i modernizacji

Aplikacja na urządzenia mobilne - aplikacja udostępniana pracownikom spółki (serwisantom) - pozwala udostępniać użytkownikom systemu informacje w czasie rzeczywistym o stanie technicznym zainstalowanych i konserwowanych urządzeń, harmonogramowania prac konserwacyjnych, pozwala również prowadzić monitoring stanu technicznego urządzeń klienta w sposób zdalny. Moduł odpowiedzialny za procesy monitoringu przeglądów, monitoringu napraw, kontroli jakości.

W celu prawidłowego wdrożenia systemu w ofercie należy uwzględnić niezbędne usługi doradcze i eksperckie np.
1. usługi eksperckiej w zakresie opracowania kompletnej analizy konfiguracyjnej, zawierającej ustawienia dla wszystkich obszarów działania systemu
2. usługi eksperckiej w zakresie analizy procesów zachodzących w firmie
3. usługi eksperckiej w zakresie opracowania struktury firmy
4. usługi eksperckiej w zakresie opracowania listy stanowisk i ról w systemie i zakresu ich uprawnień
5. usługi eksperckiej w zakresie wymagań współpracowników uwzględniających politykę spółki i profil świadczonych usług
6. usługi eksperckiej w zakresie możliwości produkcyjnych, transportowych i kompletacyjnych
7. usługi eksperckiej w zakresie współpracy systemu z programami do integracji w zakresie wymiany danych związanych z kosztorysami
8. usługi eksperckiej w zakresie wykorzystania standardu EDI do współpracy miedzy partnerami
9. usługi eksperckiej w zakresie potrzeb analitycznych firmy
10. usługi eksperckiej w zakresie subskrypcji zestawień i analiz

W ramach zadania należy również przewidzieć niezbędne szkolenia specjalistyczne np.
1. dla pracowników z obsługi wdrażanego systemu
2. z zakresu obsługi procesów integracji systemów
3. specjalistyczne z zakresu obsługi administrowania systemem

III. Miejsce instalacji systemu
Firma posiada niezbędne pomieszczenia do realizacji planowanego projektu. Nieruchomość przy ul. Generała Leopolda Okulickiego 21a, Piaseczno 05-500, Polska, stanowi własność Winda - Warszawa Sp. z o.o., ul. Surowieckiego 12, 02-784 Warszawa.

Spółka dysponuje serwerownią wyposażoną w niezbędny sprzęt i infrastrukturę oraz stanowiska robocze m.in.
- Serwerem DELL PowerEdge R420 wyposażonym w procesor z serii Intel Xeon E5-2400 1.90 GHz; Pamięć RAM: 16 GB ECC; Dyski twarde: 3 x 1000 GB SATA 7200 rpm; RAID: RAID5 z podtrzymaniem bateryjnym i 512mb pamięci podręcznej; Zasilacze: 2 szt. - redundantne; System operacyjny: Windows Server 2012 Standard
- Osprzęt w postaci dysku sieciowego QNAP, UPS Eaton 5130, 6 szt. switch min.Cat. 5e, Router Netgear RangeMax Wireless Router WPN824 v2. Sieć komputerowa jest zbudowana w oparciu o model gwiazdy w technologii Fast Ethernet, z wykorzystaniem okablowania w standardzie CAT5E.
- 33 komputerami stacjonarnymi wyposażonymi w procesory klasy Intel Pentium 4 / Dual-Core / Core; systemy operacyjny klasy Windows (XP Prof. / 7 / 8 )
- 17 komputerami przenośnymi wyposażonymi w procesory klasy Intel Pentium 4 / Dual-Core / Core; systemy operacyjny klasy Windows (XP Prof. / 7 / 8 )

IV. Termin wykonania
Wymaga się wykonania i wdrożenia systemu do dnia 30.10.2015 r.

V. Termin składania ofert
Do dnia 14.07.2014 roku

VI. Kryteria wyboru oferty
Cena - 100%

VII. Informacje dodatkowe
Istnieje możliwość zaoferowania rozwiązań równoważnych pod względem funkcjonalnym. Oferty należy złożyć zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej. Wymaga się podawania kwoty w złotych polskich. Oferty winny zawierać:
- parametry oferowanego systemu
- warunki płatności
- termin instalacji i wdrożenia
- ważność oferty

VIII. Kontakt
Osobą upoważnioną do kontaktu z Oferentami jest:

Rafał Roksela - Kierownik Działu Marketingu
Telefon kontaktowy: +48 664 771 616
fax: +48 22 737 23 91 e-mail: info@winda.com.pl

Oddział w Piasecznie:
05-500 Piaseczno
ul. Gen. L. Okulickiego 21 A

Będziemy wdzięczni za przedstawioną ofertę.