NIE BÓJ SIĘ NOWEGO BIURA

Nie bój się Activity-Based Working – trzech liderów rynku środowiska pracy – Hays, Kinnarps i Skanska opublikowało obszerny materiał na temat polskich doświadczeń dotyczących wdrażania koncepcji Activity-Based Working (ABW). Publikacja, oprócz omówienia wyników wspólnego badania Biuro a potrzeby organizacji, prezentuje szeroki kontekst zjawiska ABW oraz przegląd opinii w licznych wypowiedziach ekspertów. Intencją autorów było również dostarczenie narzędzi i wskazówek jak podejść do zmiany organizacji pracy zgodnie z Activity-Based Working we własnej firmie.

Po wielu latach, w trakcie których zarówno procesy biznesowe, jaki i osobowości pracowników starano się wtłoczyć w jeden standard przestrzeni pracy, coraz więcej firm odkrywa zalety elastyczności – zróżnicowanego środowiska biurowego i swobody w korzystaniu z jego potencjału. Rewolucja mobilna całkowicie odmieniła metody pracy, umożliwiając realizację zadań w wybranym miejscu i o dowolnej porze. Tymczasem nie tylko aranżacja wielu współczesnych biur nie odzwierciedla aktualnych wzorców pracy, czyli tego, na jakiego typu zadaniach spędzamy czas i w jaki sposób je realizujemy, lecz także same organizacje nie nadążają za zmianami, następującymi w konsekwencji przeobrażeń technologicznych. Dla wielu firm odpowiedzią na wyzwania współczesnego środowiska pracy może stać się koncepcja Activity-Based Working, gdzie biuro, oferując wiele rodzajów przestrzeni, które odpowiadają na różnorodne potrzeby, stanowi narzędzie do efektywnego zarządzania zróżnicowanym zespołem, dzięki wykorzystaniu pełnego potencjału jego członków oraz możliwości komunikacji mobilnej.

We wspólnej publikacji Nie bój się activity based working doświadczeniami z koncepcją Activity-Based Working podzielili się liderzy swoich branż – Hays, Kinnarps i Skanska. Raport prezentuje szeroki kontekst zjawiska oraz wyniki badania Biuro a potrzeby organizacji, przeprowadzonego przez partnerów w 2016 roku na próbie blisko 100 firm zatrudniających łącznie ponad 50 000 pracowników. O wartości publikacji stanowią liczne komentarze ekspertów, poruszające cały przekrój zagadnień, z którymi łączy się koncepcja ABW – od kwestii związanych z rynkiem pracy, HR i zarządzaniem, ze szczególnym uwzględnieniem procesu zmiany, poprzez projektowanie przestrzeni pracy i ergonomię, po architekturę budynków biurowych oraz perspektywę rynku nieruchomości.

Spektrum zagadnień poruszonych w naszym wspólnym materiale doskonale ilustruje jak złożonym zjawiskiem jest to, co potocznie nazywamy biurem, zaś sama publikacja skłania do refleksji – jak mało docenianym narzędziem biznesowym jest środowisko pracy. Skonfrontowanie się z wyrazistą koncepcją ABW stanowi impuls do uzyskania głębszego wglądu w sposób organizacji pracy w firmie i często rozpoczyna proces zmiany. Jego końcowym rezultatem jest nowoczesne przedsiębiorstwo ze znakiem rozpoznawczym w postaci przestrzeni pracy, która odpowiada na potrzeby i oczekiwania przedstawicieli wielu pokoleń, umożliwia pracę w zgodzie z własnymi preferencjami, gwarantując dostęp do różnorodnych rozwiązań aranżacyjnych oraz tworzy okazje do integracji zespołu i wymiany doświadczeń – mówi Beata Osiecka, prezes Kinnarps Polska, Head of CEE Region.

Przytoczone w publikacji Nie bój się Activity-Based Working badanie Biuro a potrzeby organizacji wykazało, że zdaniem ankietowanych firm, w najbliższym czasie o kształcie rynku pracy będzie decydować elastyczność. Pracownicy chcą mieć możliwość wyboru zarówno czasu pracy, miejsca jak i narzędzi. Zwłaszcza najmłodsi, którzy są przyzwyczajeni do wielozadaniowości i częstych zmian trybu realizacji zadań. Tak istotna metamorfoza sposobów pracy stanowi wyzwanie dla pracodawców, którzy stają wobec konieczności łączenia oczekiwań różnych pokoleń w organizacji.

Podczas rozmów rekrutacyjnych pytania o możliwość zdalnego wykonywania części obowiązków lub elastycznych godzin pracy stają się standardem. Pracodawcy powinni mieć świadomość, iż nie mogą przegapić ewolucji zachodzącej na rynku pracy. Firmy, które chcą nie tylko pozyskać, ale i zatrzymać najlepszych pracowników, powinny rozpocząć wprowadzanie zmian ukierunkowanych na lepsze dopasowanie środowiska pracy do potrzeb swoich pracowników. Obecnie zdecydowana większość firm oferuje swoim pracownikom prywatną opiekę medyczną. Warto jednak pamiętać, że zaraz po tym świadczeniu, drugim najważniejszym dla pracowników jest możliwość pracy elastycznej. W tegorocznym badaniu Hays Poland ponad połowa ankietowanych pracowników określiła ten element oferty jako najważniejszy dodatek pozapłacowy, świadczący o atrakcyjności oferty pracodawcy – mówi Paula Rejmer, dyrektor zarządzająca Expert Perm w Hays Poland.

Ze względu na dynamikę zmian zachodzących w sposobach i środowisku pracy wyzwaniem stojącym przed wieloma organizacjami jest stworzenie biura, które będzie spełniało ich oczekiwania w dłuższej perspektywie. Biuro dostosowane do odmiennych wzorców pracy w zróżnicowanych zespołach, stwarza odpowiednie warunki realizacji zadań w coraz bardziej elastyczny sposób, zwiększając efektywność pracowników, ich poczucie przynależności do zespołu oraz motywację i satysfakcję. ABW zakłada stworzenie przestrzeni pracy odpowiadającej poziomowi koncentracji, jakiego akurat wymagają realizowane zadania. Przewiduje zatem analizę czasu i sposobów pracy w danym przedsiębiorstwie i, stosownie do jej wyników, wykorzystanie w aranżacji biura takich typów przestrzeni, które będą wspierać dominujące wzorce.

Istotą koncepcji ABW – w ujęciu zaprezentowanym w naszej publikacji – nie jest stworzenie środowiska, w którym efektywność wykorzystania przestrzeni mierzy się liczbą stanowisk pracy, jakie udało się zmieścić na danej powierzchni. Chodzi o to, aby z określonej liczby metrów kwadratowych biura i jednostek czasu pracy, wydobyć jak największy potencjał pracowników, który pozwoli organizacjom na uzyskanie przewagi konkurencyjnej. To podejście wskazuje wyraźnie, że koncepcja ABW nie ogranicza się do aranżacji wnętrz, lecz stanowi element strategii osiągania celów biznesowych, zakładający gruntowną znajomość wzorców pracy w danej organizacji, które obejmują zarówno technologię, zarządzanie, kulturę organizacyjną opartą na zaufaniu, jak i fizyczną przestrzeń. Zaś wygląd tej przestrzeni jest jedynie widocznym rezultatem wdrożenia ABW. Kluczowe znaczenie ma świadomość celów, jakie organizacja zamierza osiągnąć za pomocą wprowadzonych zmian, a biuro i jego aranżacja pomagają z sukcesem dokonać tej transformacji – komentuje Beata Rejkowska, Sales Operation Director Kinnarps Polska.

Mimo iż pod wpływem Activity-Based Working miejsca pracy stają się coraz bardziej wielofunkcyjne i elastyczne, badanie dowodzi, że do jej upowszechnienia jest jeszcze daleko. Respondenci ocenili, że obecnie zaledwie 30% biur wspiera kreatywność i pracę zespołową – a więc cechy, których pracodawcy najczęściej poszukują u potencjalnych pracowników. Zarazem w podobnym odsetku biur sytuacja jest odwrotna – miejsce pracy nie wspiera pracownikom we współpracy oraz realizacji ich potencjału. Najwięcej firm znajduje się natomiast w „połowie drogi”, co oznacza, że ich biuro zawiera pewne elementy, które wspierają pożądane postawy.

Nigdy wcześniej biuro nie pełniło tak ważnej roli w rozwoju biznesu. Dziś to, gdzie pracujemy, musi wspierać karierę profesjonalistów, być skutecznym narzędziem rekrutacyjnym, i tym samym wzmacniać strategiczne procesy biznesowe w firmie. Biuro ma być miejscem odpowiadającym na potrzeby pracowników różnych pokoleń. I na to właśnie doskonałą receptą jest koncepcja Activity Based Working, zgodnie z którą to pracownicy wskazują jak najczęściej pracują, a pracodawca dostarcza im powierzchnię w pełni dostosowaną do aktywności. To pierwsze tak elastyczne podejście do sposobu pracy, które, jak pokazują doświadczenia wielu globalnych marek, przekłada się na wyższą efektywność i satysfakcję zespołów. Pionierski raport, który oddajemy w ręce pracodawców pozwoli ocenić, na ile idea Activity Based Working odpowiada ich własnej organizacji oraz czy mają odpowiednie biuro do jej wdrożenia – komentuje Ewelina Kałużna, dyrektor ds. wynajmu i zarządzania wartością budynków w Skanska Property Poland.

Jednym ze spostrzeżeń płynących z lektury Nie bój się Activity Based Working jest, reprezentowany przez wiele firm, brak korelacji pomiędzy oczekiwaniami wobec pracowników a warunkami oferowanymi w środowisku pracy. Z jednej strony pracodawcy poszukują w zespołach kreatywności i współpracy, samodzielności, podejścia biznesowego w realizacji zadań oraz zaangażowania, z drugiej zaś w niewielkim stopniu wykorzystują potencjał tkwiący w środowisku pracy, aby umożliwić realizację tych oczekiwań. Z badania przytoczonego w publikacji Hays, Kinnarps i Skanska wynika, że w ponad 40% badanych firm pracownicy nie mają wpływu na swoje biuro. Możliwość zaangażowania się w projekt dotyczący zmiany w środowiska pracy daje tylko co czwarta organizacja. Co, z perspektywy biura, które nie tylko jest miejscem realizacji codziennych zadań, lecz także narzędziem employer brandingowym, służącym motywacji zespołów i przyciąganiu talentów - oznacza stratę wielu możliwości uzyskania przewag konkurencyjnych w oparciu o najbardziej pożądane w ankietowanych firmach cechy pracowników – kreatywność, współpracę, samodzielność i zaangażowanie.

Wśród doświadczeń polskiego rynku zwraca uwagę brak dogmatyzmu rodzimych przedsiębiorstw we wdrażaniu i dostosowywaniu do naszych realiów zjawiska, które powstało w całkowicie odmiennych warunkach. Stąd koncepcja ABW nie jest w Polsce traktowana zerojedynkowo, czyli wdrożono założenia Activity-Based Working w 100%, albo wcale. Z publikacji Nie bój się Activity-Based Working wynika, iż w Polsce model ten jest postrzegany raczej w kategoriach celów typu „stretch”, czyli w jakim stopniu organizacja wdroży koncepcję, wziąwszy pod uwagę własne możliwości i ograniczenia, strukturę oraz cele. Dlatego też wiele uwagi w tym opracowaniu poświęcono zagadnieniom dotyczącym analiz, mających wskazać dominujący w organizacji wzorzec pracy, a także przebieg procesu zmiany, która towarzyszy wdrażaniu koncepcji ABW. Dokonano również przeglądu narzędzi, ułatwiających znalezienie najlepszej drogi wdrożenia modelu ABW dla danej organizacji i określenia stopnia jej gotowości do zarządzenia i przyjęcia zmiany.

Z badania Hays, Kinnarps i Skanska opublikowanego w Nie bój się Activity-Based Working wynika, że aż 88% respondentów rozważa wykorzystanie aranżacji biura jako narzędzia wspierającego budowanie wizerunku atrakcyjnego pracodawcy, co ilustruje wzrost świadomości roli biura, jako narzędzia wspomagającego strategię firm i ich odpowiedź na wyzwania współczesnego rynku pracy. Organizacje coraz częściej dostrzegają, że nowoczesne miejsce pracy musi być elastyczne i dopasowane do aktualnych potrzeb pracowników.