Jak zmieniło się biuro w 2014 r. i co nas czeka w 2015?

Pożegnanie z własnym biurkiem, ergonomiczna praca w pozycji stojącej, postawienie na prywatność i komfort użytkownika - to niektóre z najważniejszych trendów kształtujących miejsce pracy w 2014 r. Jednak najważniejszą tendencją, która będzie wpływać na kształt biur także w ciągu kolejnych 12 miesięcy, jest zmiana w postrzeganiu znaczenia odpowiedniej przestrzeni biurowej. Coraz więcej organizacji dostrzega wpływ właściwie urządzonego biura na sposób funkcjonowania firmy i efektywność pracy, a zapotrzebowanie na konsulting w tym zakresie rośnie. W konsekwencji firmy dostarczające rozwiązania biurowe stają się dziś nie tyle dostawcami produktów, co kompleksowych usług zarządzania zmianą.

Pracownik wewnętrznie mobilny
Odejście od przypisanych poszczególnym pracownikom stanowisk pracy na rzecz stref dopasowanych do różnych form aktywności to model, który na świecie wdraża coraz więcej wiodących marek. Jednym z ostatnich przykładów jest decyzja firmy Lego, która postawiła na to rozwiązanie w swojej nowej londyńskiej siedzibie. W 2014 roku ten trend zadomowił się także w Polsce, gdzie zaadoptowały go wiodące marki, czego ilustracją jest m.in. nowa siedziba Skanska Property Poland w Warszawie.

- Założeniem takiego modelu, nazywanego shared deskingiem lub address-free office, jest optymalizacja miejsca pracy poprzez odejście od przypisanych na stałe biurek. W zamian za to powstają strefy dostosowane do różnego rodzaju aktywności i potrzeb konkretnego zespołu – strefy pracy cichej, miejsca do rozmów telefonicznych czy pracy zespołowej. Pracownicy codziennie wybierają takie stanowisko, które najlepiej odpowiada ich potrzebom i zaplanowanym aktywnościom. Przemieszczanie się pomiędzy różnymi stanowiskami pracy naturalnie sprzyja też redukcji obiegu papierowych dokumentów na rzecz wersji cyfrowych, co z kolei przekłada się na bardziej efektywne kosztowo, zielone biuro. - mówi Zuzanna Mikołajczyk, Dyrektor Marki i Członek Zarządu Mikomax Smart Office.

Rozwiązania typu address-free offices stają się coraz popularniejsze dzięki temu, że jak pokazuje praktyka, pożegnanie z własnym biurkiem pozwala poprawić efektywność pracy. Lepsze dopasowanie takiego biura do zróżnicowanych potrzeb użytkownika pozytywnie wpływa na atmosferę w zespole.

Stand up!
Wielu osób nadal wiąże ergonomię przede wszystkim z wygodnym krzesłem, tymczasem naukowcy badający wpływ siedzącego trybu życia na zdrowie określają siedzenie mianem „nowego palenia”. Wielogodzinne pozostawanie w pozycji siedzącej nie tylko obniżą produktywność, ale przede wszystkim negatywnie wpływa na zdrowie. Z opublikowanych w 2014 r. badań wynika, że długie siedzenie zwiększa ryzyko wystąpienia chorób serca i nowotworów.¹ Inne badania pokazują, że na dyskomfort fizyczny w biurze skarży się 70 proc. pracowników. Dlatego rozwiązania biurowe sprzyjające zdrowiu to takie, które pozwalają na zmianę pozycji z siedzącej na stojącą, takie jak biurka wyposażone w funkcję regulacji wysokości blatu.

- Wydaje się, że najważniejszym trendem, który zdominuje rynek także w nadchodzącym roku jest postawienie w centrum potrzeb użytkownika. Ergonomia i elastyczność stanowiska pracy jest podstawowym wymogiem, jaki muszą spełniać nowoczesne biura. Dlatego biurka wyposażone w regulację wysokości stały się niejako elementem obowiązkowym oferty producentów rozwiązań biurowych. Tendencja ta była doskonale widoczna podczas tegorocznej edycji targów Orgatec, jednym z najważniejszych wydarzeń dedykowanym rozwiązaniom biurowym – mówi Zuzanna Mikołajczyk.

Prywatność i komfort akustyczny
Obecnie około 1/3 pracowników na świecie pracuje w systemie open space. Choć taki model pozwala na efektywne wykorzystanie przestrzeni i sprzyja niektórym typom aktywności, wiążę się też z podniesionym poziomem hałasu i brakiem prywatności, co nie sprzyja pracy w skupieniu. Według Sound Agency, fimy konsultingowej doradzającej międzynarodowemu biznesowi, branży hotelarskiej i handlowej w obszarze akustyki, hałas w miejscu pracy zmniejsza naszą produktywność nawet o 66 proc. Według ankiety przeprowadzanej przez badaczy z University of Sydney, hałas jest największą bolączką pracujących w otwartych przestrzeniach biurowych. Dlatego ważnym trendem biurowym jest rozwój rozwiązań poprawiających akustykę. Dotyczy to zarówno niwelowania ogólnego poziomu hałasu w pomieszczeniu poprzez wykorzystanie podwieszanych sufitów czy odpowiednich wykładzin. Takie rozwiązania powinny być jednak uzupełnione poprzez stworzenie odpowiednich stref do rozmów telefonicznych i spotkań, tak aby pracownicy zaangażowani w tego typu aktywności nie przeszkadzali tym pracującym w skupieniu. Dlatego coraz częściej w biurach pojawiają się dodatkowe pomieszczenia do spotkań w mniejszych grupach, budki do rozmów telefonicznych, czy kanapy i fotele z podwyższonymi ściankami zwiększającymi prywatność i oferującymi izolację akustyczną.

Co czeka biuro w roku 2015?
Rok 2014 był niewątpliwie czasem, kiedy rosła świadomość na temat znaczenia odpowiedniej przestrzeni biurowej dla efektywnego funkcjonowania organizacji, a trend ten będzie się w nadchodzącym roku umacniał. Biuro ma wpływ m.in. na zdrowie i dobre samopoczucie pracowników czy poziom produktywności. Z danych firmy Citrix wynika, że nieodpowiednio urządzona przestrzeń biurowa to strata nawet 17 dni roboczych rocznie. Jednak w dziedzinie optymalizacji przestrzeni jest w polskich firmach jeszcze wiele do zrobienia. Jak pokazuje przygotowany przez Mikomax Smart Office raport badawczy „Biura centrów nowoczesnych usług w opinii pracowników”, 84% ankietowanych uważa, że biuro nie sprzyja efektywnemu wykonywaniu obowiązków. W najbliższych miesiącach zmieniać się będzie także rola firm dostarczających rozwiązania biurowe. Nie tyle oferować będą same produkty, co kompleksowe usługi doradztwa i zarządzania procesem zmiany, w tym diagnozowanie potrzeb danej organizacji, wdrażanie rozwiązań i monitorowanie ich skuteczności.

¹) http://www.theguardian.com/lifeandstyle/2014/sep/15/is-sitting-down-bad-for-my-health