Mikomax Smart Office publikuje pierwsze na polskim rynku opracowanie na temat smart workingu

_{Zuzanna Mikołajczyk Mikomax Smart Office}

Elastyczna praca wspiera cele biznesowe przedsiębiorstwa

Według danych Future Workplace, najbardziej cenionym przez pracowników benefitem jest dziś elastyczność, która wyprzedza m.in. bonusy związane z opieką medyczną. Jednak, na skalę międzynarodową, elastyczny model pracy oferuje zaledwie jedna trzecia firm. Jak wygląda sytuacja na rodzimym rynku pracy? Mikomax Smart Office we współpracy z ABSL opublikował właśnie wnioski z pierwszego w Polsce projektu badawczego poświęconego smart workingowi. Wynika z niego, że wiodący pracodawcy już wdrażają takie rozwiązanie i – biorąc pod uwagę doświadczenia firm zagranicznych – mogą liczyć na wymierne korzyści płynące z elastycznej pracy, w postaci nie tylko optymalizacji kosztów działania przedsiębiorstwa, ale także zwiększenia produktywności i kreatywności. Opracowanie stanowi także pierwszy tego typu praktyczny przewodnik poświęcony wprowadzeniu smart workingu, zawierający zestaw narzędzi pomocnych na poszczególnych etapach przeprowadzania zmian

Według definicji firmy doradczej Variazioni smart working to model biznesowy, który zakłada, że obowiązki służbowe wykonywane są w miejscu i czasie wybranym przez pracownika i uzgodnionym wcześniej z pracodawcą. Co ważne, z założenia taka organizacja pracy przynosi obopólne korzyści w postaci większej efektywności, kreatywności, ale także wzrostu zaangażowania w wykonywane zadania i łatwiejszego łączenia ról prywatnych z zawodowymi.

– Centra usług dla biznesu uczestniczące w projekcie badawczym Mikomax Smart Office i ABSL wykazują dużą gotowość do wprowadzenia smart workingu we wszystkich czterech obszarach analizowanych w ankiecie przygotowanej przez Variazioni. Są to polityka wewnętrzna, przywództwo, technologia i aranżacja przestrzeni biurowej. Badanie pokazało, że zainteresowani smart workingiem są zarówno pracownicy, jak i pracodawcy. Co ciekawe, najbardziej otwarci na zmiany w modelu pracy są menedżerowie wysokiego szczebla. Ich zdaniem smart working może mieć pozytywny wpływ na kluczowe obszary funkcjonowania firmy. Jeśli chodzi o powody wprowadzenia elastycznego modelu pracy, najwyższą ocenę w badaniu otrzymała możliwość przyciągnięcia najlepszych kandydatów. Poza budowaniem marki pracodawcy bardzo istotne korzyści smart workingu to lepsza efektywność, redukcja absencji czy zmniejszenie ilości podróży służbowych – komentuje Zuzanna Mikołajczyk, Dyrektor ds. Handlu i Marketingu oraz Członek Zarządu Mikomax Smart Office.

Opisane w raporcie doświadczenia grupy włoskich pracodawców pokazują, że smart working przynosi wymierne korzyści.

– Przeanalizowaliśmy wpływ elastycznej pracy za pomocą badania przeprowadzonego na grupie 1000 pracowników i menedżerów. Obliczyliśmy, że każdy ze specjalistów realizujących zadania w tym trybie zyskuje średnio 11 godzin w ciągu sześciu miesięcy. Zaledwie w pół roku oszczędności w zakresie transportu sięgnęły 43 tys. euro. 94 proc. menedżerów przyznało, że zmiany wiązały się ze wzrostem lub utrzymaniem dotychczasowego poziomu efektywności. Jednocześnie każda z analizowanych firm czerpała korzyści ze zmian w organizacji pracy, jednocześnie dostosowując go do własnych potrzeb. Na przykład ABB umożliwiło specjalistom skorzystanie z 25 dni w roku pracy poza biurem, dopuszczając możliwość wykonywania obowiązków z domu lub innego miejsca. Dni w których dany pracownik korzysta ze smart workingu uzgadniane są wcześniej z menedżerem. Z kolei inny z pracodawców biorących udział w projekcie – Banco Popolare – zezwala na dwa dni pracy w trybie smart workingowym w tygodniu, przy czym pracownicy mogą wykonywać swoje obowiązki z domu, albo wybranych oddziałów banku – tłumaczy Arianna Visentini, CEO Variazioni.

12 kroków do smart workingu

Autorzy opracowania nie tylko wskazali na korzyści elastycznej pracy, ale także stworzyli pierwszy na polskim rynku zestaw dwunastu kroków umożliwiających sprawne i efektywne wprowadzenie tego modelu. Narzędzia te można pogrupować wokół czterech kategorii: kultura przedsiębiorstwa, organizacja pracy, technologia i uwarunkowania prawne. Warto podkreślić, że smart working nie oznacza tylko zmian na poziomie infrastruktury, ale stanowi przede wszystkim filozofię zarządzania zespołem. Według opracowania, specjaliści realizujący zadania w trybie smart workingowym oceniają, że taki model pozytywnie wpływa na rozwój kompetencji, jakość wykonywanej pracy, satysfakcjęi zaangażowanie, a także zachowanie równowagi między pracą a życiem prywatnym. Dlatego planując zmiany w organizacji warto szczególny nacisk położyć na zagadnienia związane z kulturą organizacyjną.

- Aby czerpać pełne korzyści z elastycznego modelu pracy, konieczne jest też rozwijanie w zespole odpowiednich umiejętności i postaw. Zdaniem menedżerów HR należą do nich dzielenie się wiedzą, postawa proaktywna, zorientowanie na cel, a także sprawna komunikacja w kanałach wirtualnych. Z punktu widzenia kultury organizacyjnej do najważniejszych elementów wdrażania smart workingu należy jasne zdefiniowanie wartości i celów przedsiębiorstwa, zbadanie opinii i satysfakcji pracowniczej, a także usprawnienie komunikacji wewnętrznej. Rzeczywista trwała zmiana, możliwa jest pod warunkiem, że współpracować i komunikować się ze sobą będą pracownicy na wszystkich szczeblach organizacji – komentuje Arianna Visentini, CEO Variazioni.

Niemniej ważnym aspektem wprowadzenia smart workingu jest zapewnienie odpowiednich narzędzi i organizacja pracy w nowym modelu.

- Smart working bywa mylnie rozumiany jako praca w kawiarni czy w domowym zaciszu, jako alternatywa czy uzupełnienie pracy przy służbowym biurku. Tymczasem zmiany powinny dotyczyć również sposobu, w jaki korzystamy z biura. Elastyczność to także stanowiska umożliwiające bardziej ergonomiczną pracę w pozycji stojącej czy możliwość swobodnego przemieszczania się po biurze i wyboru strefy, która najlepiej odpowiada naszym aktualnym potrzebom. Jednego dnia będzie to pomieszczenie do pracy w skupieniu, innego miejsce do pracy zespołowej, firmowy taras albo strefa relaksu. Celem modelu smart workingowego jest kreowanie takiej przestrzeni, która stworzy optymalne warunki do realizacji zadań, ale też wpłynie dodatnio na komfort i motywację zespołu. Szefowie HR ankietowani w badaniu Workplace Trends przyznali, że samopoczucie pracowników (employee experience) jest kluczowe dla sukcesu firmy. Aby je poprawić 51 proc. pracodawców planuje zwiększyć inwestycje w przestrzeń biurową. – komentuje Zuzanna Mikołajczyk, Mikomax Smart Office.

Pozostałe kluczowe elementy implementacji smart workingu to zapewnienie odpowiedniego zaplecza technologicznego (m.in. wdrożenie urządzeń mobilnych) i kwestie związane z regulacjami prawnymi. Zdaniem ekspertów uczestniczących w projekcie, obecne przepisy kodeksu pracy jak najbardziej pozwalają na wdrożenie bardziej elastycznego sposobu wykonywania obowiązków.

- Organizacje mają do dyspozycji szereg rozwiązań, które pozwalają na większą swobodę co do miejsca i czasu pracy, zgodnie ze specyfiką działania danej firmy. Oprócz rozwiązań takich jak telepraca, możliwe jest tzw. okazjonalne świadczenie pracy z domu. Szczegółowe zasady tego ostatniego rozwiązania nie są określone przez Kodeks Pracy, ale może być ono praktykowane w oparciu o wewnętrzne regulacje pracodawcy i za zgodą obu stron – pracodawcy i pracownika. Możliwe jest także świadczenie pracy z innego miejsca niż dom pracownika – wyjaśnia Marek Wiewiórski, Partner Zarządzający w Wiewiórski Law Firm.

Smart Working Guidebook for Poland – pierwszy tego typu projekt badawczy w Polsce - został zrealizowany przez Mikomax Smart Office we współpracy z ABSL. Partnerami projektu są firma konsultingowa Variazioni, odpowiedzialne za część badawczą, IBM, GSK, Luxoft, Transition Technologies i Wiewiórski Law Firm. Pełna wersja przewodnika dla pracodawców wraz z zestawem narzędzi do wprowadzenia smart workingu dostępna jest na stronie: http://www.mikomaxsmartoffice.pl/smart-working-guidebook