Niewylogowani – nowe technologie i praca po godzinach zagrażają produktywności

Wbrew prognozom ekonomistów z początków ubiegłego wieku, pomimo rozwoju technologii nasz tydzień pracy nie skraca się. W Europie Zachodniej, punktem granicznym, w którym średnia liczba przepracowanych godzin przestała spadać były lata 80-te. Z kolei w tym samym okresie, w Stanach Zjednoczonych czas pracy nie tylko przestał się skracać, ale wręcz się wydłużył - 75 proc. siły roboczej przekraczało limit 40 godzin tygodniowo.[1] Najnowsze dane pokazują, że dziś nadgodziny to w Polsce zjawisko powszechne. Ubiegłoroczne badanie Hays Poland przeprowadzone na grupie 1500 respondentów pokazało, że 3 na 4 Polaków zostaje dłużej w pracy. Co trzeci ankietowany ma na koncie 3-5 godzin nadliczbowych tygodniowo. Ale już jedna czwarta pracuje nawet 10-15 godzin dłużej. Ponad połowa z nas (53 proc.) wykonuje obowiązki zawodowe w weekendy, a 55 proc. zabiera pracę do domu.

Taki stan rzeczy nie pozostaje bez wpływu zarówno na stan zdrowia pracowników, jaki funkcjonowanie przedsiębiorstwa. 62 proc. ankietowanych skarży się na dolegliwości związane z przepracowaniem. 45 proc. przyznaje, że godziny nadliczbowe ujemnie wpływają na ich poziom koncentracji. Z kolei badanie University College London wskazuje na związek pomiędzy nadgodzinami a ryzykiem wystąpienia poważnych problemów zdrowotnych. Wydłużenie tygodniowego czasu pracy już o 3 lub więcej godzin, zwiększa prawdopodobieństwo wystąpienia choroby wieńcowej aż o 60 proc.

- Godziny nadliczbowe to domena coraz większej grupy organizacji, która może mieć poważne konsekwencje zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Wydłużony tydzień pracy oznacza spadek koncentracji i produktywności. Badanie przeprowadzone na Uniwersytecie Stanforda wskazuje, że po przekroczeniu progu 50 godzin przepracowanych tygodniowo efektywność drastycznie spada.  Na dłuższą metę regularne godziny nadliczbowe zwiększają rotację, a także wpływają negatywnie na zaangażowania i poczucia satysfakcji z wykonywanych obowiązków, a to z kolei odbija się na efektywności i innowacyjności całej firmy. Rozwiązaniem może być zmiana kultury organizacyjnej. Właśnie zakończyliśmy pierwszy w Polsce projekt badawczy poświęcony smart workingowi, czyli filozofii zarządzania skupiającej się na efektach, a nie godzinach spędzonych przy biurku. Zakłada ono także taką organizację pracy – od aranżacji przestrzeni biurowej, po wykorzystanie telepracy – która pozwoli realizować zadania w sposób optymalny. Z przeprowadzonego przez nas badania wynika, że coraz więcej polskich pracodawców jest otwarta bądź już wdraża model smart workingowy - mówi Zuzanna Mikołajczyk, Dyrektor ds. Handlu i Marketingu, Członek Zarządu Mikomax Smart Office. 

Warto zauważyć, że często przyczyną nadgodzin jest nieefektywne wykorzystanie czasu pracy. Nie zawsze jest to jednak wina pracownika. Do spadku koncentracji i produktywności często przyczyniają się nadgodziny, ale może to też być kwestia źle zorganizowanej przestrzeni biurowej.

- Jedynie co piąty przebadany przez nas specjalista zgadza się ze stwierdzeniem, że miejsce pracy wspiera go w efektywnym wykonywaniu obowiązków. Tradycyjny model biura open space już się nie sprawdza, bo pracownikom brakuje komfortu w postaci odpowiednio zaaranżowanej, zróżnicowanej przestrzeni. Szansą na pozytywną zmianę otoczenia w miejscu pracy jest podział przestrzeni na strefy, które będą odpowiedzią na potrzeby zespołu. Dzisiejszy pracownik oczekuje miejsca do spokojnej rozmowy oraz uniwersalnych mebli biurowych, które z łatwością można dostosować do swoich aktywności zawodowych. Rozwiązania jak kabiny do rozmów telefonicznych i prac projektowych z wydzieloną akustycznie przestrzenią czy biurka do pracy w trybie sit & stand z regulacją wysokości blatu to elementy, które mogą dodatnio wpłynąć na komfort i zadowolenie pracownika, a w rezultacie także jakość pracy - dodaje Zuzanna Mikołajczyk, Mikomax Smart Office.

Pomimo, że godziny nadliczbowe nie są zjawiskiem nowym, rozwój cyfrowych kanałów komunikacji dodatkowo pogłębia problem. 47 proc. pracowników biurowych biorących udział w ankiecie instytutu badawczego Pew stwierdziło, że internet, poczta elektroniczna i telefony komórkowe wpływają na wydłużenie ich czasu pracy. Jak bardzo? Z badania przeprowadzonego przez firmę Pixmania wynika, że ok 2 godziny dziennie. Według tego samego opracowania 90 proc. specjalistów posiada dostęp do służbowej poczty na smartfonie, a dwie trzecie sprawdza skrzynkę po obudzeniu się i przed pójściem spać. Z kolei większość uczestników ankiety zrealizowanej na zlecenie serwisu TripAdvisor przyznała, że odświeża firmowe konto e-mail w czasie urlopu. Dodatkowo – dzięki temu, że poczta czy inne zasoby są dostępne online – wielu pracowników wykorzystuje do celów służbowych także urządzenia prywatne, co w jeszcze większym stopniu zaciera granice pomiędzy kwestiami zawodowymi a czasem wolnym. Według firmy badawczej Gartner, ponad 75 proc. specjalistów wykorzystuje w pracy prywatne smartfony.

Powszechność mobilnych urządzeń z dostępem do internetu sprawia, że coraz więcej pracodawców oczekuje od zespołu responsywności 24 godziny na dobę. W rezultacie, nawet jeśli aktywnie nie wykonujemy zadań, i tak cały czas znajdujemy się w stanie gotowości i nie jesteśmy w stanie mentalnie odpocząć oraz zregenerować się przed kolejnym dniem pracy. Skala zjawiska sprawia, że w wielu krajach reguły korzystania z urządzeń służbowych są ustalane formalnie na poziomie regulaminu danego miejsca pracy. W styczniu tego roku o krok dalej poszła Francja, która ‘prawo do bycia offline’ zawarła w kodeksie pracy. Według nowych przepisów, organizacje zatrudniające więcej niż pięćdziesięciu pracowników mają obowiązek wyznaczenia godzin, w których członkowie zespołu nie powinni odbierać ani wysyłać służbowej korespondencji. Jednym z celów nowej legislacji jest ochrona przed wypaleniem zawodowym.

– Technologia to z pewnością jedno z kluczowych wyzwań związanych z zachowaniem równowagi pomiędzy pracą a życiem prywatnym. Jednak regulując te kwestie wewnątrz organizacji warto pamiętać, że nie ma jednego rozwiązania, które wpasuje się w potrzeby członków całego zespołu. Dla jednych priorytetem będzie zamknięcie spraw służbowych do godziny siedemnastej. Inni, będą woleli wyjść wcześniej, żeby odebrać dzieci ze szkoły, a pozostałe obowiązki zrealizować wieczorem w trybie zdalnym. Ważne jest, aby pracodawca wziął to pod uwagę i – w miarę możliwości i specyfiki pracy w danej organizacji - pozostał elastyczny. Zarządzanie w modelu smart workingowym polega bowiem na reagowaniu na konkretne okoliczności i potrzeby, a nie wdrażaniu sztywnego zestawu zasad – komentuje Zuzanna Mikołajczyk, Mikomax Smart Office.