Czas na relaks… w biurze

Stres jest nieodłączną częścią pracy nie tylko przedstawicieli takich zawodów, jak strażak, chirurg czy makler giełdowy. Problem dotyka także tzw. białych kołnierzyków, czyli osób pracujących w biurze, na pozór w spokojnym otoczeniu. Po prezenterze telewizyjnym i taksówkarzu, trzecie miejsce na liście najbardziej stresujących zawodów w 2017 r., opublikowanej przez amerykański serwis z ofertami pracy Career Cast, znalazł się specjalista PR, a na czwartym pracownik korporacji wyższego szczebla. W małych dawkach stres może być motywujący i pobudzać do działania. Tego zdania są zwolennicy stresozaradności. To założenie, według którego emocjami związanymi ze stresem można zarządzać i kierować w taki sposób, by zmobilizować się do skutecznego działania. Jednak po przekroczeniu pewnego poziomu, może przynieść on odwrotny skutek. Długotrwałe zmęczenie, brak koncentracji, irytacja, spadek odporności i wypalenie zawodowe, to tylko niektóre efekty. Czy istnieje skuteczny sposób, aby zupełnie wyeliminować to zjawisko z życia biurowego?

Znana maksyma mówi, że lepiej jest zapobiegać niż leczyć. Najważniejszym zadaniem, przed jakim stoją dziś pracodawcy i osoby odpowiedzialne za aranżację miejsc pracy, jest takie projektowanie przestrzeni biurowej, by tworzyła komfortowe warunki. „Efektem ubocznym”, będzie obniżenie poziomu stresu odczuwanego przez pracowników, co pokazują także wyniki badań przeprowadzonych przez dr Craiga Knight’a, który od wielu lat studiuje psychologię środowiska pracy na Uniwersytecie Exeter w Wielkiej Brytanii. Korzyści z kreatywnego podejścia do tworzenia przyjaznych miejsc pracy jest jednak więcej. Według analiz przeprowadzonych przez ekonomistów z University of Warwick, poczucie zadowolenia odpowiada za wzrost produktywności o 12 proc. Warto też zwrócić uwagę, że u niezadowolonych pracowników efektywność pracy spada o 10 proc. 

Rozwiązaniem będzie dopasowanie biura do zmieniających się potrzeb jego użytkowników. - Aktualnie najczęściej stawia się na tworzenie stref o różnych funkcjonalnościach. Od pracy w ciszy i skupieniu, spotkań całych zespołów, także tych mniej formalnych, jak i miejsc izolowanych akustycznie, pozwalających na przeprowadzenie rozmowy telefonicznej czy wideokonferencji. Niezależnie od rodzaju zadania, pracownik znajdzie w takiej przestrzeni miejsce, które będzie go wspierało w jego zrealizowaniu. Ważne, aby podczas aranżacji biura nie zapominać o tzw. chilloutroomach i strefach relaksu, które także pozwalają na zmianę pozycji, czyli o miejscach, gdzie można odpocząć i zebrać siły do dalszej pracy – twierdzi Zuzanna Mikołajczyk, Dyrektor ds. Marketingu i Handlu, Członek Zarządu Mikomax Smart Office. Dlaczego? Bez relaksu, znacznie spadnie nie tylko jakość i szybkość działania, ale też komfort pracowników. Badania wskazane przez Amerykańskie Towarzystwo Psychologiczne pokazują, że aktywność fizyczna pomaga zwiększyć ilość wydzielanej w organizmie noradrenaliny, odpowiadającej za mobilizowanie mózgu i ciała do działania, a w konsekwencji, skuteczniejszego radzenia sobie ze stresem. 

Z organizacji takich przestrzeni znany jest Google. Pracownicy tej firmy w Zurichu mają do swojej dyspozycji boisko do gry w kosza. Ci w Dublinie, aby się zrelaksować, mogą sięgnąć po książkę z biblioteki przypominającej tę ze świata Harry’ego Pottera, w której znajdują się  wygodne i „magiczne” fotele. Dla osób, które lubią nieco bardziej aktywny wypoczynek w Waszyngtonie przygotowano ściankę wspinaczkową. Sale relaksu wypełnione wygodnymi, kolorowymi pufami, stołami z piłkarzykami i automatami do gier znajdują się m.in. w Moskwie i Chicago. A na dachu budynku Google’a w Toronto powstało mini pole golfowe. 

Na razie to mało prawdopodobne, aby biura wszystkich polskich firm wyglądały tak, jak te Google’a w różnych rejonach świata, ale można z nich czerpać inspirację. Okazuje się bowiem, że nie trzeba dokonywać drogiego i czasochłonnego remontu, ani kompletnej reorganizacji przestrzeni biurowej, by znacznie zwiększyć jej funkcjonalność. Tę potrzebę zapewniają nowoczesne meble i elementy wyposażenia biur, które dopasowują się do użytkownika i jego potrzeb. Dodatkowo pozwalają na dowolne zestawianie, a wszystko po to, by jak najefektywniej wykorzystać zajmowaną przestrzeń. – Meble nie wyeliminują stresu, ale odpowiednio dobrane sprawią, że pracownik będzie się czuł komfortowo, a tym samym przystąpi do wykonywania swoich obowiązków z większym spokojem. Obserwujemy, że coraz więcej pracodawców na polskim rynku świadomie podchodzi do kwestii aranżowania miejsca pracy i rozumie, że zestresowany pracownik nie może być w pełni produktywny. Dlatego poszukują rozwiązań, które pozwalają zadbać o ich wygodę, ale także uwzględnią różne style pracy. Wiedzą, że biuro może, i powinno, wspierać jego użytkowników, niezależnie od branży czy obszaru działalności organizacji – zauważa Zuzanna Mikołajczyk, Mikomax Smart Office. 

Może to być np. zestaw sof, foteli i puf, który świetnie sprawdzą się zarówno w przypadku osób wykonujących zadania wymagające większej koncentracji, podczas nieformalnych rozmów, jak i lunchu czy w chwili relaksu. Siedziska powinny być wyposażone w funkcjonalne wysokie ścianki, zapewniające izolację akustyczną, co pozwoli wydzielić miejsce odcięte od hałasu. Taki pomysł sprawdzi się w tych przestrzeniach, w których nie ma możliwości stworzenia odrębnych stref do pracy w ciszy lub odpoczynku. –  Pracodawcy decydują się na takie meble, coraz częściej stawiają także na nietuzinkowy design, np. żywe kolory i oryginalne wzory. Nie jest to chwilowa moda, ale trend obecny na światowym rynku już od dłuższego czasu. W dodatku, jest to element umożliwiający budowanie wizerunku firmy i niejednokrotnie stanowi ten czynnik, który przyciąga nowych pracowników –  dodaje Zuzanna Mikołajczyk, Mikomax Smart Office.

Brak możliwości przeprowadzenia spokojnej rozmowy telefonicznej czy spotkania się w większym gronie na burzę mózgów w warunkach open space, znacznie utrudnia wykonywanie obowiązków. Według autorów badania „Polacy a stres” to jedna z głównych przyczyn stresu w pracy. Jednak nawet na otwartej przestrzeni, bez konieczności przeprowadzania remontu, można zorganizować ciche i zapewniające prywatność miejsce. Na rynku pojawiły się projekty przypominające budki telefoniczne, bądź kabiny do spotkań małych zespołów projektowych. W zależności od potrzeby danej organizacji, biuro można uzupełnić dodając rozwiązania, które izolują akustycznie od otoczenia. To meble kompaktowe i mobilne, pozwalające na szybką rearanżację w przypadku zmieniających się potrzeb, dające więc dużą elastyczność.  

Strefy relaksu, chilloutroomy, „sprytne” i wygodne meble, które zwiększają komfort pracy, to tyko część przepisu na sukces w walce ze stresem. Ważna bowiem jest nie tylko aranżacja biura, ale i model współpracy, który będzie wychodził naprzeciw potrzebom pracowników. Powinni mieć oni możliwość pracy według elastycznego grafiku, który pozwoli zachować work-life balance. Modelem biznesowym, który zakłada, że obowiązki służbowe mogą być wykonywane w miejscu i czasie wybranym przez pracownika, uzgodnionym wcześniej z pracodawcą, jest smart working. Ta nowa filozofia zarządzania skoncentrowana na efektach, zakłada, że taka organizacja pracy przynosi podwójne korzyści, co zostało potwierdzone przez wyniki pierwszego na rynku projektu badawczego poświęconego smart workingowi, przeprowadzonego przez Mikomax Smart Office przy współpracy z ABSL. Dla pracodawcy oznacza on nie tylko optymalizację kosztów pracy, ale przede wszystkim zwiększenie efektywności i kreatywności zatrudnianych pracowników. Ci z kolei mając możliwość elastycznej pracy, chętniej angażują się w realizację powierzonych zadań i łatwiej godzą obowiązki zawodowe z życiem prywatnym. Badanie pokazało również, że polskie firmy dostrzegają już potrzebę wdrożenia elastycznego modelu pracy zgłaszaną przez pracowników i myślą o zmianach w modelu zarządzania. Jak pokazuje przypadek Adrino, największej na naszym rynku sieci reklamy mobilnej, zmian tych można dokonywać stopniowo. 

- Jesteśmy przekonani, że najważniejszą wartość każdej firmy stanowią ludzie, dlatego pracodawcom powinno szczególnie zależeć na komforcie zatrudnianych osób. W praktyce oznacza to nie tylko wdrażanie rozwiązań, które pozwolą na zredukowanie stresu odczuwanego przez pracowników, ale także na wyeliminowanie ewentualnych stresorów. Należy do nich z pewnością praca w upale. Wysokie temperatury w okresie wakacyjnym nie sprzyjają skupieniu, a to może przyczynić się do powstania problemu z realizacją wyznaczonych celów. Dlatego od czerwca do końca sierpnia nasi pracownicy kończyli pracę w piątki dwie godziny wcześniej. Ten dodatkowy czas wolny mogli przeznaczyć na odpoczynek lub relaks z rodziną, by następnego tygodnia przystąpić do wykonywania obowiązków z nową dawką energii –  Grzegorz Chyliński, CEO Adrino. 

Zastosowany na szeroką skalę smart working może w przyszłości przyczynić się do zmniejszenia poziomu stresu odczuwanego przez pracowników. W jaki sposób? Przykładowo, trudniejsze zadania, wymagające maksymalnego skupienia, mogą być wykonywane w zaciszu domowym, w otoczeniu dobrze znanym i bezpiecznym. Dodatkowo, to rozwiązanie daje większą możliwość pogodzenia pracy zawodowej z obowiązkami rodzinnymi. 

Praca według elastycznego grafiku jest atrakcyjnym pomysłem na to, jak obniżyć poziom stresu u pracowników. Ale co z czasem, w którym będą oni wykonywać swoje obowiązki będąc w biurze, a nie u siebie w domu? Dlatego smart working powinien być uzupełniony o odpowiednią aranżację miejsca pracy. Niebanalny design, wygodne meble wykończone przy użyciu ciekawych materiałów i w atrakcyjnych kolorach, przestrzeń dedykowana relaksowi czy aktywnemu wypoczynkowi, z pewnością przyczynią się do tego, że stres w miejscu pracy będzie coraz mniej znaczącym problemem.

[1] GfK Poland, Polacy a stres, 2016

[2] The Workforce View in Europe 2017, Opinion Matters