Mikomax Smart Office i Expander: Ciasne, ale własne... biuro. Jak efektywnie zagospodarować małą przestrzeń?

W największych miastach Polski nie brakuje powierzchni biurowych dostępnych pod wynajem. Firmy mogą wybierać spośród miejsc w nowoczesnych, szklanych biurowcach, przestrzeniach coworkingowych czy kameralnych budynkach. Według Cushman & Wakefield w III kwartale 2017 r. Warszawa dysponowała 198 tys. m kw. powierzchni biurowej.[3] Stawki za najem najlepiej wyposażonych i zlokalizowanych biur w stolicy wynoszą ok 21-25 euro za m kw. W mniejszych ośrodkach wahają się one od 11 do nawet 15,5 euro za m kw.[4], co w przypadku najtańszego lokalu o powierzchni 50 m kw. daje kwotę czynszu w wysokości ok. 2288 zł za miesiąc[5]. Choć na rynku nadal dominuje najem, to alternatywą dla wielu firm stał się zakup własnej siedziby. Inwestycję w środki trwałe w 2016 r. planowało bowiem aż 66 proc. polskich przedsiębiorstw.[6] 

– Z powodu wysokich stawek za czynsz w atrakcyjnych lokalizacjach małe podmioty często posiłkują się najmem w innych miejscach, np. na obrzeżach miast, czy ograniczają zajmowaną powierzchnię do minimum np. do wynajętego pokoju. W takiej sytuacji warto rozważyć zakup biura z pomocą kredytu – wskazuje Monika Mojzesowicz, Dyrektor Departamentu Produktów dla Firm, Expander Advisors. – Jest to co prawda bardziej wymagające rozwiązanie – przedsiębiorca będzie związany z daną lokalizacją dość dużym zobowiązaniem finansowym – jednak w dłuższej perspektywie bardziej opłacalne. Spłacając każdą ratę kredytu, zwiększamy majątek własnego przedsiębiorstwa, podczas gdy wynajmując – płacimy komuś innemu. Pamiętajmy też, że kupując biuro dla firmy nie jesteśmy skazani na daną lokalizację do końca funkcjonowania przedsiębiorstwa. Taki lokal możemy niemal w każdej sytuacji sprzedać – mówi Monika Mojzesowicz, Expander.

Wybierając lokal dla firmy, należy rozważnie dobrać jego powierzchnię i wyposażenie. Mniejsze biuro oznacza, niższy koszt zakupu, a także utrzymania, choć jednocześnie wyzwaniem staje się jego urządzenie. Nawet niewielka siedziba powinno bowiem posiadać wydzielone strefy do pracy z odpowiednio zaprojektowaną akustyką, która będzie wspierała komfort i efektywność pracy. Zaaranżowane w ten sposób miejsce do pracy wpisuje się w światowe trendy. Według ekspertów Moudis Associates, którzy opracowali raport na temat tendencji w aranżacji przestrzeni biurowych na 2018 r., wydzielanie miejsca np. do pracy w skupieniu lub w grupie będzie stawało się powszechne. W Stanach Zjednoczonych tego rodzaju „alternatywne biurka” stanowią już 52 proc. wszystkich miejsc pracy w biurach[7].

– Wygospodarowanie odpowiednich stref, a także rozważne przystosowane pomieszczeń do pełnienia wielu różnych funkcji, ma kluczowe znaczenie w przypadku niewielkich biur. Przykładowo, sala do relaksu jednocześnie może służyć do rozmów telefonicznych, przeprowadzania spotkań, a także odpoczynku. Co, więcej to właśnie na małej powierzchni akustyka ma decydujące znaczenie. Jeśli w niewielkim biurze pracownicy prowadzą głośne rozmowy telefoniczne, nawzajem przeszkadzają sobie w pracy. Można łatwo zniwelować ten problem, wydzielając strefy akustyczne np. w formie kabin do rozmów, które zajmują zaledwie ok.1 m kw. i tworzą dodatkowe, wygodne miejsce do rozmów telefonicznych – mówi Zuzanna Mikołajczyk, Dyrektor ds. Handlu i Marketingu oraz Członek Zarządu firmy Mikomax Smart Office.

Wzorem technologicznych gigantów z Doliny Krzemowej coraz więcej firm inwestuje także w przestrzenie rekreacyjne, które wspierają dobre samopoczucie, komfort i zdrowie pracowników. By zapewnić zespołowi wygodę, nie trzeba jednak inwestować w pokój do relaksu z hamakami, czy obszerne patio. Wystarczy postawić na proste, skuteczne i przede wszystkim korzystne dla zdrowia rozwiązania – Jednym z nich mogą być ergonomiczne biurka przystosowane do pracy w trybie sit & stand. Tego rodzaju meble posiadają regulację blatu, dzięki czemu pracownik może dostosować jego wysokość do własnych potrzeb i nie musi spędzać długich godzin w pozycji siedzącej. Ma możliwość zmiany pozycji i odciążenia kręgosłupa o dowolnej porze w ciągu dnia. To duża elastyczność i jednocześnie efektywny sposób, który nie wymaga ponoszenia zbędnych kosztów i adaptacji dużej przestrzeni – dodaje Filip Szklarz, Smart Workplace Consultant, Mikomax Smart Office.

Innowacyjne  biurka, a także nowoczesne systemy do wydzielania przestrzeni otwartych biur to szybki sposób na dopasowanie biura do indywidualnych potrzeb pracowników – Mała firma nie musi dysponować oddzielną salą konferencyjną. W łatwy i szybki sposób można zaaranżować miejsce do spotkań przy pomocy 2-4 biurek z regulowanymi blatami. Gdy zespół potrzebuje przeprowadzić szybkie spotkanie, wystarczy podnieść blaty biurek do odpowiedniej wysokości, a po spotkaniu przywrócić je do pierwotnej pozycji. Warto także zadbać o przemyślaną aranżację holu, stawiając na meble wyposażone w funkcje akustyczne. Przykładowo w naszym asortymencie mamy sofy i fotele Chillout zaprojektowane przez Beza Projekt czy fotel Packman, projektu Tomasza Augustyniaka, które w znaczący sposób izolują nas od hałasu biurowego – dodaje Filip Szklarz.

Praktyka pokazuje, że istnieje szereg rozwiązań dostępnych dla firm, które chcą urządzić wygodne i sprzyjające pracownikom biuro. Jednocześnie nie wymagają one dużych nakładów finansowych, a uatrakcyjniają wystrój siedziby i podnoszą komfort i efektywność pracy.