Atrakcyjne warunki najmu i nowoczesne biuro albo przeprowadzka

Ostatni rok był rekordowy pod względem aktywności najemców, którzy w tym okresie wynajęli ponad 1 mln powierzchni biurowej – wynika z raportu Colliers International[2]. Firmy szukają bowiem rozwiązań, które zoptymalizują koszty i będą odpowiadały ich aktualnym potrzebom. Przykładem może być branża biznesowych usług wspólnych, w której, jak podaje Deloitte, aż 44 proc. przedsiębiorstw ma w planach wybudowanie lub zmianę lokalizacji siedziby firmy[3].

– W Polsce przybywa nowych biur, ale także najemców, którzy są gotowi się do nich przeprowadzić. Jednym z powodów przenosin może być rozwój firmy, który wiąże się ze zwiększeniem zatrudnienia i koniecznością utworzenia nowych stanowisk pracy. Stare przestrzenie wymieniane są na nowe również ze względu na lepszą lokalizację czy atrakcyjne wyposażenie biura. Otwarta przestrzeń i wydzielone w niej strefy oraz coraz częściej stosowane nowoczesne rozwiązania akustyczne to coś co przyciąga biurowego najemcę. Firmy uciekają z siedzib, które nie są funkcjonalne, na rzecz takich, które wspierają kreatywność i komfort pracownika, a przy tym pozwalają przedsiębiorstwom zaoszczędzić – mówi Mateusz Siwiaszczyk, dyrektor ds. kontraktów, Mikomax Smart Office. 

Firmy coraz częściej również poszukują powierzchni biurowych, w których ‘poczują się jak u siebie’. Powód? Rynek biurowy w większych miastach, szczególnie w Warszawie jest już nasycony, a wymagania firm stale rosną. Dotyczy to zarówno aranżacji biur, jak i udogodnień, które mogą znaleźć w nich pracownicy.

–­ Chodzi o ‘czynnik X’, który sprawia, że dana firma decyduje się wybrać konkretne biuro na swoją nową siedzibę. Z naszych obserwacji wynika, że dla współczesnych pracowników ważny jest tzw. ‘genius loci’, czyli ‘duch miejsca’, w którym spędzają większość dnia. Choć nie jest to do końca uchwytne uczucie, współcześni najemcy doskonale wiedzą, na czym ono polega i dlatego poszukują biur, w których pracownicy z jednej strony poczują się komfortowo, jak u siebie w domu, a z drugiej dzięki pozytywnemu nastawieniu, które da im miejsce, będą bardziej efektywni w pracy ­ –­ zaznacza Mirosław Łoziński, Prezes Zarządu Grupy Waryński S.A.

Okazuje się, że przenosiny do nowej siedziby mogą przynieść szereg korzyści np. w postaci usprawnienia komunikacji między pracownikami czy poprawy efektywności pracy. Analityka miejsca pracy to ważny element, szczególnie dla największych biznesowych graczy. W 2016 r. firma Microsoft zaplanowała przeprowadzkę organizacji liczącej 1200 pracowników z pięciu budynków do czterech biurowców. Celem zmiany miało być zwiększenie liczby osób przypadających na jedno biuro i lepsza współpraca w zespołach. Okazało się, że w ten sposób o 46 proc. skrócił się czas dotarcia pracowników na spotkania, co po zsumowaniu dało 100 godzin zaoszczędzonych tygodniowo. Co więcej, w skali roku przyniosło to oszczędności na poziomie 520 mln dol.[4]. W Polsce przedsiębiorcy także biorą pod uwagę ewentualność zmiany lokalizacji, dlatego nie wiążą się z biurem na długi czas. Jak podaje firma JLL, standardowa  umowa na polskim rynku najmu zawierana jest na 5 lat. Zdarza się jednak, że firmy stosują zapisy o tzw. break option, dzięki którym najemca może wypowiedzieć umowę wcześniej w uzgodnionym terminie np. po trzech latach. Na opcję tę godzą się jednak głównie właściciele starszych biurowców, które konkurują z nowymi, często lepiej wyposażonymi obiektami[5].

By starsze budynki mogły rywalizować na równi z nowoczesnymi biurowcami klasy „A”, powinny dostosować się do nowych wymagań rynku. Często oferują one doskonałą lokalizację w centrach największych miast, ale mają braki w postaci mało atrakcyjnych wnętrz, co można zmienić, decydując się na lifting biura, czyli usługę biurowej metamorfozy, która nie wymaga znacznych nakładów finansowych, a także długiego i żmudnego procesu. To obecnie jeden z najbardziej aktualnych trendów na rynku nieruchomości biurowych.

- Zwykle zmiana aranżacji biura i jego renowacja kojarzy się z utrudnioną logistyką, a także pochłonięciem wysokiego budżetu. Wystarczy jednak zaproponować i wykorzystać najbardziej efektywne rozwiązania, by przygotowanie projektu, wraz z analizą i jego realizacją zamknąć w 8 tygodniach. Metamorfozę miejsca pracy, którą oferujemy we współpracy z firmą Xplan zarówno najemcom, jak również właścicielom budynków, można zrealizować w kilku krokach, skupiając się na kwestiach aranżacyjnych. Szybkie zmiany mogą objąć wprowadzenie nowych kolorów, wydzielenie stref z otwartych przestrzeni w postaci mobilnych kabin do rozmów czy pracy w skupieniu, poprawę akustyki pomieszczeń i wprowadzenie dodatków, które odmienią wygląd i wpłyną na funkcjonalność biura. Te pozornie niewielkie modyfikacje mają często decydujący wpływ na usprawnienie działań całej organizacji oraz efektywniejszą pracę zespołu – dodaje Mateusz Siwiaszczyk.

Renowacja starszych biurowców to sposób na poprawę ich rentowności, który z powodzeniem stosuje się na najbardziej nasyconych rynkach nieruchomości komercyjnych w metropoliach, takich jak: Londyn, Nowy Jork czy Paryż. Modernizacja sprawia bowiem, że przestrzenie w istniejących biurowcach mogą konkurować z powstającymi inwestycjami. Dzięki temu możliwe jest sprostanie nowym wymaganiom najemców i maksymalne wykorzystanie dostępnych zasobów.