Jak stworzyć przestrzeń pracy sprzyjającą koncentracji?

Czy osiągasz stan flow w pracy? Ostatnie lata w aranżacji przestrzeni pracy to wspaniały okres dla kreatywnych ekstrawertyków, którzy czują się doskonale w biurach typu open space. Takie rozwiązanie aranżacyjne przynosi wiele korzyści, ale uwzględniając potrzeby różnych osób, nie możemy zapominać o introwertykach. Warto tworzyć takie przestrzenie, w których wszyscy pracownicy znajdą równowagę pomiędzy wymianą myśli a pracą w skupieniu, by osiągnąć maksymalne efekty.

ZALETY I WADY BIUR NA PLANIE OTWARTYM

Coś straciliśmy, kiedy biura z podziałem na pokoje ustąpiły miejsca otwartym przestrzeniom. Zaprojektowanie środowiska, w którym pracownicy nie są bez przerwy odrywani od pracy, to duże wyzwanie. Na początku pomysł wydawał się znakomity. Na biurze typu open space skorzysta każdy: kreatywni pracownicy będą mogli swobodnie wymieniać się pomysłami, przełożeni będą mieć na oku podwładnych, a osoby odpowiedzialne za finanse firmy chętnie zaoszczędzą na kosztach najmu powierzchni.

Pojawia się jednak problem:

• Niektórym osobom trudno jest się w pełni skoncentrować na pracy, kiedy słyszą rozmawiających kolegów.
• A niektóre zadania wymagają pełnego skupienia.

W gospodarce myśli wiedza nie jest już najważniejszym czynnikiem; chodzi raczej o łączenie ze sobą różnych pomysłów i rozwiązań, dzięki czemu rzeczywiście można coś zmienić i stworzyć nową jakość. Dialog, dzielenie się doświadczeniem i spotkania nadal będą odgrywać istotną rolę, ale większego znaczenia nabierze praca w koncentracji i środowisko, które będzie jej sprzyjać. A o to coraz trudniej, gdy w pobliżu syczy ekspres do kawy, szumi drukarka, trzaskają drzwi od toalety, głośno dzwoni telefon, a ktoś dzieli się wrażeniami z sobotniej imprezy z kolegami.

— Ludzie albo chcą skupić się na swoim zadaniu, albo z kimś porozmawiać. Akustyka pozostaje ważnym elementem, który pozwala rozdzielić oba aspekty naszej pracy. Ważne jest, aby stworzyć kulturę „proszę nie przeszkadzać”, charakteryzującą się szacunkiem dla prywatności i skupienia innych pracowników — Beata Osiecka, dyrektor zarządzająca w Kinnarps Poland

JAK OSIĄGNĄĆ STAN FLOW

Według znanego węgierskiego profesora psychologii, Mihálya Csíkszentmihályiego, każdy pracodawca powinien starać się pomóc swoim pracownikom w osiągnięciu stanu flow, który następuje wówczas, gdy jesteśmy całkowicie pochłonięci swoimi zadaniami i poświęcamy się im całym sercem. To warunki sprzyjające rozwiązywaniu problemów i powstawaniu innowacyjnych pomysłów. Do tego większość ludzi potrzebuje jednak odrobiny ciszy i spokoju, organizacji pracy oraz jasno określonych celów. Chodzi o stworzenie równowagi pomiędzy skupieniem a kreatywnością.

Wydajność, motywacja i poczucie satysfakcji z dobrze wykonywanej pracy spadają, gdy zbyt wiele rzeczy rozprasza naszą uwagę. Większość ludzi przychodzi rano do pracy z zamiarem jak najlepszego wykonania swoich obowiązków. Badania Csíkszentmihályiego pokazują, że nasze szczęście w dużym stopniu bierze się z poczucia dobrze wykonanej pracy. Takiej, która ma sens, jest potrzebna i utwierdza nas w przekonaniu, że wysiłek przynosi korzyści. Jeśli przeważnie pod koniec dnia mamy wrażenie, że nie spełniamy oczekiwań ani własnych, ani otaczających nas osób, maleje nasza chęć do pracy i obniża się poziom motywacji.

Samemu pracownikowi trudno jednak wpłynąć na fizyczne środowisko biura. Niektórzy próbują tworzyć swoją własną przestrzeń, słuchając muzyki przez słuchawki lub używając zatyczek do uszu. W ten sposób pokazują również wszystkim wokół nich, że nie chcą, by im przeszkadzano. Ale pracodawcy, którzy wolą, by ich pracownicy nie musieli sobie szukać schronienia, powinni przemyśleć, jak powinno się zaprojektować biuro przyszłości, aby nie stracić swoich najcenniejszych zasobów.

Jesteśmy przekonani, że aby sprzyjać efektywności i dobremu samopoczuciu pracowników, biura muszą spełniać ich potrzeby. Powinniśmy tworzyć takie przestrzenie, w których pracownicy mogą osiągną stan flow, nie tracąc kontaktu z kreatywną społecznością swoich współpracowników. Warto przy tym mieć na względzie zarówno potrzeby introwertyków, jak i ekstrawertyków, np. tworząc rozmaite przestrzenie przeznaczone do wykonywania zadań wymagających różnego poziomu skupienia.

ROZWIĄZANIE SKROJONE NA MIARĘ

— Często słyszymy, jak nasi goście mówią, że aranżacja biura, w którym pracują, przeszkadza im w efektywnej pracy. Nierzadko ma to związek z brakiem pomieszczeń przeznaczonych do pracy w skupieniu. Aranżując i modernizując przestrzenie biurowe, staramy się zawsze pamiętać o tym, aby zaplanować takie ciche pomieszczenia — Henrik Axell, Next Office Concept Manager w Szwecji

Aby ułatwić naszym klientom aranżację i modernizację biur, opracowaliśmy kompleksowe rozwiązanie Kinnarps Next Office®, w którym klient i jego działalność stanowi punkt wyjścia. Najpierw obserwujemy aktualne metody pracy i poznajemy zapatrywania firmy na przyszłość. Potem wspólnie wyruszamy w podróż, której celem jest stworzenie nowej przestrzeni biurowej, opracowanej specjalnie dla danego klienta. Uczestniczymy w całym procesie: od wizji i inspiracji przez realizację aż po monitorowanie efektu.

Dla nas ważne jest, abyśmy sami stosowali się do zasad, które promujemy. Dlatego postanowiliśmy wdrożyć koncepcję Next Office w naszej głównej siedzibie w Kinnarp. Henrik Axell, pełniący funkcję managera koncepcji Next Office w Szwecji, odegrał ważną rolę w stworzeniu tej połączonej z showroomem przestrzeni biurowej typu activity-based. Na początku w proces zostali zaangażowani nasi pracownicy i kierownictwo, otrzymując możliwość przekazania swoich wniosków i opinii.

— Bez zaangażowania kierownictwa bardzo trudno jest wdrażać w organizacji nowe rozwiązania i pomysły. Dopiero włączywszy kierownictwo można myśleć o tym, jak przekonać pracowników — każdy punkt widzenia jest istotny — wyjaśnia Henrik Axell.

Siedziba Kinnarps

Biura Kinnarps połączone z showroomem znajdują się w niewielkiej odległości od miejsca, w którym firma została założona ponad 75 lat temu. Siedziba charakteryzuje się kreatywnością i jest najlepszym przykładem przestrzeni zaprojektowanej z myślą o zrównoważonym rozwoju, dobrym samopoczuciu, innowacyjności i ergonomii. To wyjątkowe rozwiązanie, w którym przestrzeń pracy typu activity-based została połączona z ciekawą ekspozycją produktów i koncepcji zaaranżowaną z myślą o gościach z całego świata.

Aby połączyć największe zalety przestrzeni na planie otwartym z potrzebą pracy w skupieniu, podzieliliśmy całą przestrzeń na trzy strefy: Stan wysokiego, średniego i niskiego skupienia

STAN WYSOKIEGO SKUPIENIA

Strefa wysokiego skupienia jest przeznaczona do wykonywania pracy wymagającej dużej koncentracji. Mogą się w niej znaleźć większe i mniejsze dźwiękoszczelne pomieszczenia, które izolują od rozmów z zewnątrz. Ważnym uzupełnieniem tych wyciszonych pomieszczeń jest biblioteka i indywidualne stanowiska do pracy w dużym skupieniu. Te miejsca idealnie się nadają do takich czynności jak czytanie i pisanie.

STAN ŚREDNIEGO SKUPIENIA

Strefa średniego skupienia jest przeznaczona dla osób, które chcą pracować w skupieniu, ale niekonieczne w całkowitej ciszy i odosobnieniu. Do pracy na tym poziomie skupienia dobrze sprawdzają się tzw. pokoje w pokojach. Najłatwiej można je utworzyć, stosując dźwiękochłonne lub wyciszające ścianki działowe. Zadania wymagające średniego poziomu skupienia można też wykonywać w przestrzeniach przeznaczonych do pracy zespołowej i kreatywnej, które są dostosowane do potrzeb spontanicznych narad, briefingów i warsztatów. Ważne, aby aranżacja wnętrza sprzyjała efektywności i kreatywności.

STAN NISKIEGO SKUPIENIA

Istnieją także miejsca przeznaczone do pracy w niskim poziomie skupienia. Należą do nich między innymi lounge i recepcja — w obu miejscach należy się spodziewać rozmów i innych odgłosów. To tutaj można sprawdzić swoją pocztę i porozmawiać z przechodzącym kolegą z pracy. Oprócz tych stref jest jeszcze open space z indywidualnymi stanowiskami pracy. Na każdym stanowisku jest wszystko, co potrzebne do pracy przez dłuższy czas. Można też popracować w kafeterii, ale podczas przerw jest bardziej intensywnie wykorzystywana.
Podział na strefy i obowiązujące w nich zasady

Aby podział na strefy był rzeczywiście skuteczny, ważne jest, by były od siebie oddzielone, żeby odgłosy dochodzące ze strefy niskiego skupienia nie przeszkadzały osobom pracującym w strefie wysokiej koncentracji. Do podziału przestrzeni na strefy służą dźwiękochłonne ścianki działowe wolnostojące lub zwieszane z sufitu. W przestrzeniach wymagających dużego skupienia można też używać ścianek działowych montowanych do blatu biurka.

Jednak dźwiękochłonność to tylko jeden z aspektów podziału na strefy. Ważne jest także wprowadzenie zasad dla zespołu dotyczących poziomu hałasu w biurze. Powinna być pełna jasność w sprawie tego, co w każdej strefie jest dozwolone, a co nie. Im bardziej przejrzyste są zasady, tym łatwiej stworzyć przyjemne warunki do efektywnej pracy w biurze.

— Zasady są bardzo ważnym elementem biurowej układanki. Pomagają pracownikom w odpowiednim zachowaniu się w biurze i wyrobieniu sobie nowych nawyków. Opracowanie zestawu oczekiwanych zachowań pomaga w funkcjonowaniu biura i zwiększa zadowolenie pracowników — mówi Henrik Axell.

Pięć zasad z naszego kodeksu zachowania

• Wzajemny szacunek

Szanujemy się nawzajem oraz naszą różnorodność wśród współpracowników i naszych gości.

• Porządek i schludność

Obowiązuje zasada czystego biurka, co oznacza, że na koniec dnia zawsze zbieramy swoje rzeczy i przechowujemy je we wspólnej lub własnej szafce do czasu, aż będą nam znów potrzebne.

• Spokój i cisza w pracy

Jeśli praca, którą wykonujesz, wymaga dużej koncentracji, wybierz strefę wysokiego skupienia. Tutaj nie prowadzi się głośnych rozmów telefonicznych ani spontanicznych spotkań. Jeśli drzwi do takiego pomieszczenia są zamknięte, nie zakłócamy ciszy i spokoju.

• Poziom hałasu

Radia i muzyki słuchamy przez słuchawki. Pamiętamy też, że dłuższe rozmowy telefoniczne lepiej jest prowadzić w odizolowanym pomieszczeniu niż obok kolegi, który stara się pracować.

• Nowe wrażenia i pomysły

Aby promować mobilność, która tworzy warunki konieczne do spontanicznych interakcji, wybieramy codziennie inne miejsce. Każdą wolną przestrzeń można zarezerwować maksymalnie na dwie godziny.