Inspiracja w pracy

Casper Schwarz, interior designer I właściciel pracowni C4ID, przedstawia zalety Activity Based Office.

Jest wiele interpretacji pojęcia Activity Based Office. Czasem kiedy ludzie o tym słyszą zaczynają myśleć: „będę spędzać więcej czasu pracując w domu, przy moim biurku będzie puste krzesło sugerujące,  że jestem leniwy…”. W rzeczywistości koncept Activity Based Office jest czymś dokładnie przeciwnym niż praca w domu. To sposób na aranżację i stworzenie miejsc pracy, które pozwolą ludziom pracować lepiej i bardziej efektywnie oraz lepiej się komunikować pomimo rosnącej różnorodności zadań jakie wykonują oni w biurze.

Kiedy projektujemy nowe stanowiska pracy, zawsze opieramy się na najistotniejszych sprawach: muszą być funkcjonalne – mieć sens, tak aby użytkownicy korzystali z nich w racjonalny sposób. Muszą być wygodne – nie ma sensu dodatkowe komplikowanie ludziom życia. I wreszcie muszą być po prostu przyjemne, aby ludzie w naturalny sposób chcieli z nich korzystać.


Rozwój koncepcji zaczyna się od burzy mózgów prowadzonej razem z klientem, po to by dowiedzieć się co dokładnie będzie funkcjonalne dla jego organizacji. Pracownicy powinni mieć możliwość wypowiedzenia się, a cały proces powinien być prowadzony z dużym wyczuciem. Ostateczny rezultat powinien być zawsze wynikiem pracy zespołowej z klientem. Cały proces opiera się o coś więcej niż samo tylko miejsce pracy: zawiera takie czynniki jak catering, wewnętrzne procesy pracy czy lokalizację biura. Także jakość zaprojektowanych elementów, mebli czy oświetlenia mają znaczenie – to pomaga pracownikom zrozumieć, że pracodawca chce im stworzyć jak najlepsze warunki.

Wyjaśnić czym jest nowe miejsce pracy
To niezwykle istotne aby odpowiednio podejść do kwestii zmiany w przypadku ludzi, którzy będą pracować w oparciu o Activity Based Office. Idea stojąca za tą koncepcją powinna być dokładnie wyjaśniona, aby nie została niewłaściwie odczytana i żeby nie pojawiły się myśli takie jak: „stracę swoje biurko” lub „pozbawią mnie stanowiska pracy”. W takich przypadkach zwykle odpowiadamy: „ zyskasz dla siebie cały budynek”.

To jeden z najważniejszych powodów, by dobrze zobrazować cały koncept. Dokładne wizualizacje pozwolą pokazać odbiorcom jak dobre i ciekawe jest nowe rozwiązanie – gdy wykonasz to w odpowiedni sposób to pokonałeś już 80% drogi do sukcesu. Jeśli ludzie tylko usłyszą, że ich biuro będzie przearanżowane, bez możliwości zobaczenia co dokładnie jest im proponowane i w jaki sposób nowy koncept będzie im służył, jest bardzo mało prawdopodobne aby uznali ten pomysł za dobry. Ale jeśli wytłumaczysz różne możliwości za pomocą dobrych wizualizacji tak, że użytkownicy zrozumieją cały plan, wyrażą swoje opinie i zadadzą pytania, to jest o wiele bardziej prawdopodobne, że twoja idea im się spodoba.

Na przykład, pracowaliśmy nad projektem przeznaczonym dla rządowego biura statystycznego w Holandii, i z początku klient chciał mieć dla swoich ludzi osobne pokoje, tak aby mogliby usiąść w nich i pracować w ciszy i spokoju. Ale to nie jest najlepszy ze sposobów na wykorzystanie przestrzeni w ujęciu metrów kwadratowych ani nie buduje dobrej warunków do komunikacji. W tej sytuacji wyszliśmy z pomysłem pokoju–czytelni: open space gdzie każdy może pracować w ciszy, gdzie obowiązują konkretne zasady takie jak zakaz używania telefonów komórkowych. Kiedy klient to zrozumiał, mógł zobaczyć w jaki sposób te same zasady mogą funkcjonować w biurze, w którym jest jednocześnie 20 lub 30 osób. Koncept jest użytkowany od roku i sprawdza się doskonale.


Stanowisko pracy przyszłości już dziś
Bez wątpienia mobilność i działanie w sieci zmieniają sposób w jaki ludzie wykonują swoją pracę, ale jako projektanci wnętrz skupiamy się przede wszystkim na tym jak wygląda ta praca wewnątrz budynków. Zwiększa się ilość przestrzeni, która jest wykorzystywana w inny niż tradycyjny sposób, na przykład wspólne przestrzenie do pracy czy kafeterie. W przyszłości biura mogą służyć głównie ułatwieniu organizacji nieformalnych spotkań oraz pracy nad wspólnymi projektami.

Największa zmiana zostanie przyniesiona przez następną generacje pracowników, którzy już dziś są przyzwyczajeni do pracy w miejscu, które sami wybiorą. Ludzie, którzy mają dziś po dwadzieścia lat nie będą zainteresowani zatrudnieniem się do pracy, w której będą musieli 80% czasu spędzać w biurach. To ma wielkie znaczenie w przypadku sposobu w jaki biura będą projektowane.

Na przykład obecnie pracujemy nad projektem ratusza, tak aby miejsca pracy w nim zostały rozciągnięte na cały budynek. Odkryliśmy na parterze budynku bardzo duże przestrzenie, które w ogóle nie były wykorzystywane i zamieniliśmy je w obszary pracy i nieformalnych spotkań. Dodatkowo oprócz restauracji stworzyliśmy Work Café. W ten sposób powstało coś co odzwierciedla centrum miasta wewnątrz budynku.

Czerpanie korzyści
Badania pokazują, że organizacje które zdecydowały się na zastosowanie Activity Based Office cieszą się wyższym poziomem satysfakcji pracowników. Praca w środowisku opartym o ten koncept dodaje nowej energii projektom i wzbogaca doświadczenia. W porównaniu z miejscami pracy gdzie ludzie są od siebie oddzieleni albo pracują na kilku różnych piętrach to o wiele bardziej otwarty i komunikatywny sposób pracy, a przestrzeń jest wykorzystywana w bardziej efektywny sposób.

Prostą zasadą w Activity Based Office jest przesunięcie części odpowiedzialności z kadry zarządzającej na pracowników. Kiedy ludzie mają możliwość bardziej elastycznego kształtowania sposobu w jaki pracują ich praca staje się bardziej wartościowa. Koncentrują się bardziej na rezultacie jaki mają osiągnąć niż na samym procesie pracy. To dobre zarówno dla pracowników jak i dla samej firmy.