Sukces wymaga zmian. Ewolucja przestrzeni biurowej z korzyścią dla firmy

Na przestrzeni ostatnich lat zauważalnie rośnie popularność pracy zdalnej. Pracodawcy umożliwiają elastyczne warunki pracy widząc realne korzyści dla firmy, ale przede wszystkim rosnącą satysfakcję pracowników. Możliwość dostosowania miejsca i czasu realizacji zadań służbowych, to ważny element wspierający zachowanie work-life balance. Mimo to, niezmiennie dominuje praca w biurze, przy przypisanym stanowisku pracowniczym. W efekcie przeciętny specjalista każdego dnia spędza aż 7 godzin przed komputerem w pozycji siedzącej. To daje średnio 1400 godzin rocznie[1]. Dlatego priorytetem, a zarazem wyzwaniem dla pracodawców, będzie stworzenie takich warunków w biurze, które poprawią komfort użytkowników.

- Z naszych obserwacji wynika, że polscy pracodawcy są w coraz większym stopniu otwarci na wdrażanie bardziej elastycznego modelu pracy, czyli tzw. smart workingu. Aktualnie prowadzimy pierwszy tego typu projekt badawczy w Polsce, którego efekt - Smart Working Guidebook, będzie analizą najlepszych praktyk tego modelu biznesowego. Badanie, które przeprowadziliśmy wśród przedstawicieli centrów usług dla biznesu wskazuje, że jedną z kluczowych motywacji do zmian, jest chęć budowania wizerunku pracodawcy i przyciągnięcia wartościowych pracowników. Smart working obejmuje nie tylko zmiany w aranżacji przestrzeni umożliwiające bardziej komfortową pracę, ale także przemyślenie całej kultury organizacyjnej – mówi Zuzanna Mikołajczyk, Dyrektor ds. Handlu i Marketingu, Członek Zarządu Mikomax Smart Office.

Ważnym komponentem wspierającym pracownika, jego efektywność i zaangażowanie, jest przestrzeń biurowa. Odpowiednia aranżacja wpływa na umacnianie więzi pomiędzy przedsiębiorstwem a zespołem. Mimo to, wielu pracodawców nie decyduje się na zmiany tradycyjnego open space, które  ze względu na poziom hałasu i brak prywatności nie sprzyja efektywności i komfortowi pracy. Dlaczego tak się dzieje? Jednym z czynników, który w znacznym stopniu determinuje decyzję o wprowadzeniu innowacji lub rearanżacji biura jest aspekt finansowy. Wiele przedsiębiorstw uważa, że zmiana przestrzeni firmy wiąże się z dużymi kosztami, a to za sprawą błędnych wyobrażeń na temat tego procesu. Zmiana nie zawsze musi się wiązać z rewolucją – często sprawdzają się działania rozłożone w czasie, a przynoszące również korzystne efekty.

- Open space to obecnie najpopularniejszy model aranżacji przestrzeni biurowej na polskim rynku. Aby zapewnić pracownikom komfort i stworzyć warunku sprzyjające efektywnemu wykonywaniu obowiązków pracodawcy nie muszą z niego rezygnować. Rozwiązaniem jest wprowadzenie do istniejącej przestrzeni modułów dedykowanych konkretnym aktywnościom – np. kabin do rozmów telefonicznych albo mebli tapicerowanych z podwyższonymi plecami i ściankami bocznymi, które zapewniają prywatność i komfort akustyczny. Taka strategia pozwala na rezygnację z kosztownych remontów i stawiania ścian działowych. W przypadku zmian w organizacji, modyfikacja aranżacji z wykorzystaniem tego typu systemów, także nie sprawi problemów – wystarczy przestawienie kabin czy kanap – mówi Zuzanna Mikołajczyk, Mikomax Smart Office.

Z perspektywy biznesowej w firmie nie powinno być miejsca na niewykorzystaną przestrzeń. Efektywne rozmieszczenie stanowisk do pracy o różnej dynamice, przynosi podwójne korzyści. Oszczędność dla firmy oraz większy komfort pracowników. Dodatkowo design dedykowany przestrzeni office coraz częściej stawia na rozwiązania charakteryzujące się wieloma funkcjami. To odpowiedź nie tylko dla niewielkich biur oraz ważny aspekt przy optymalnym wykorzystaniu przestrzeni biurowej, w kontekście wysokich cen najmu. Przy tradycyjnych open space największym wyzwaniem jest stworzenie strefy umożliwiającej pracę w skupieniu i koncentrację. Dlatego na rynku pojawiają się systemy, które sprzyjają wykonywaniu zadań o różnej zmienności i dynamice. Rozmowę telefoniczną czy wideokonferencję w ciszy umożliwią izolowane akustycznie kabiny o różnych rozmiarach, które łatwo wkomponować w istniejącą aranżację. Kosztowne i mało funkcjonalne sale konferencyjne zastępowane są nowoczesnymi i kompaktowymi rozwiązaniami, które przy jednoczesnym wydzieleniu mini-stref, stanowią idealne miejsce do prowadzenia spotkań biznesowych. Inteligentne rozwiązania pozwalają maksymalnie wykorzystać dostępną przestrzeń, przy jednoczesnym zwiększeniu efektywności wykonywanych zadań.

- Po przeprowadzeniu analizy celów przedsiębiorstwa, wytypowaniu jego potrzeb organizacyjnych, możemy rozpocząć projektowanie nowego biura. Na tym etapie warto stworzyć powierzchnię testową, która zweryfikuje, czy wstępne założenia sprawdzą się w firmie. Takie rozwiązanie zastosowaliśmy przy aranżacji nowego biura AstraZeneca. Dzięki temu otrzymaliśmy jasny feedback i mogliśmy wprowadzić zmiany jeszcze na etapie planowania. Następnie przygotowaliśmy model docelowy, który zawierał strefy uzupełniające stanowiska pracownicze, czyli strefy relaksu czy kreatywne przestrzenie do spotkań biznesowych i pracy w skupieniu. Jest to szczególnie ważne w przypadku zamiany sposobu pracy i kultury organizacyjnej, np. zrezygnowania z gabinetów na rzecz otwartej przestrzeni czy wdrożenie modelu activity based working. Wszystkie te działania prowadzą do stworzenia biura na miarę potrzeb jej użytkowników – dodaje Zuzanna Mikołajczyk, Mikomax Smart Office.