Nieergonomiczny open space kosztuje nas 1,5h dziennie

Badania potwierdzają, że pracownicy mają duże problemy z koncentracją w warunkach ciągłego hałasu i wielu z nich nie potrafi ukończyć pracy w firmie. Grupa badawcza Ipsos zebrała na ten temat dane od 10 tys. osób z 14 krajów świata. Dla 95 proc. z nich ważna jest możliwość wykonywania zadań w prywatności, a 31 proc. przyznało, że swoją pracę kończy w domu, bo nie może skupić się w pracy. W ten sposób pracownicy tracą średnio 86 minut w ciągu dnia[2]. Te spadki efektywności realnie przekładają się na wyniki finansowe przedsiębiorstw, które nie wykorzystują w pełni potencjału zespołu.

– Obecnie nie wystarczy już wydzielenie boksów czy oddzielenie od siebie stanowisk roślinami. Biuro ma być wielofunkcyjne i dopasowane do wymagań zespołów. Żeby zapewnić pracownikom prywatność i możliwość pracy w ciszy nie trzeba inwestować wyłącznie w sale konferencyjne. To rozwiązania mniej korzystne, ponieważ są permanentne i nie pozwalają na reorganizację przestrzeni zgodnie z bieżącymi potrzebami. Dlatego coraz większym zainteresowaniem cieszą się systemy modułowe. Tworzą one jakby „pomieszczenie w pomieszczeniu”, z tą różnicą, że można je przenieść do innej części biura bez konieczności burzenia ścian – mówi Zuzanna Mikołajczyk, Dyrektor ds. Handlu i Marketingu, Członek Zarządu Mikomax Smart Office. - Z myślą o potrzebach pracowników stworzyliśmy system #Hush, czyli wyizolowane akustycznie kabiny, które z powodzeniem można zamontować w istniejącym biurze. W modelu #Hush Closed dodatkowo montowane są szklane drzwi separujące od hałasu z zewnątrz. W firmach, w których pracownicy często rozmawiają przez telefon rozwiązaniem są z kolei budki telefoniczne #Hush Phone, które zapewniają komfortowe warunki. Dzięki dodatkowym funkcjom takim jak oświetlenie, rozkładany stolik na laptopa czy możliwość ładowania urządzeń elektrycznych, tego rodzaju systemy niczym nie ustępują tradycyjnym pomieszczeniom pod kątem komfortu pracy.

Dzisiaj nowoczesne organizacje wprowadzają zmiany stopniowo, po uprzedniej konsultacji z zespołem, ponieważ stawiają na komfort pracy oraz dopasowanie przestrzeni do potrzeb. Tak też było w przypadku nowego biura AstraZeneca, farmaceutycznego potentata, który do otwartej przestrzeni przeniósł blisko 500 pracowników.

– Wyzwaniem w tym wypadku było takie zaprojektowanie przestrzeni, żeby osoby przyzwyczajone do systemu gabinetowego, nie odczuwały spadku komfortu pracy. Pierwszym etapem było badanie efektywności miejsca pracy oraz analiza opinii i potrzeb zespołu. Na tej podstawie, wraz z biurem architektonicznym Massive Design, stworzyliśmy przestrzeń testową, a następnie docelową, w której wyznaczyliśmy wygodne strefy do pracy wspólnej utrzymane w bieli i szarościach, na których tle wyróżniają się kolorowe, tapicerowane fotele i kanapy z podwyższonymi ściankami. Aranżację dopełniają kabiny do spontanicznych spotkań grup projektowych – wymienia Zuzanna Mikołajczyk, Mikomax Smart Office.

Szczegółową ankietę wśród swoich pracowników przeprowadziła także Aviva, firma ubezpieczeniowa, która nie tylko przeniosła siedzibę do nowej lokalizacji, ale dostosowała ją także do zmieniającego się modelu pracy.

- Na długo przed upływem terminu umowy najmu w poprzednim biurze postanowiliśmy, że przeprowadzimy profesjonalną analizę potrzeb pracowników. Decyzję o lokalizacji na kolejne lata podejmowaliśmy na podstawie wyników tych badań i analiz. Naszą ambicją było nie tylko unowocześnienie przestrzeni biurowej, ale wprowadzenie nowego, elastycznego modelu pracy – mówi Monika Kulińska, People Director, Aviva. - W naszej nowej siedzibie zapewniliśmy przestrzenie do relaksu i pokój gier. Piętra mają swój indywidualny charakter według propozycji wybranych przez pracowników (np. las, miasto, niebo, morze, góry). Wyróżniającym się elementem projektu jest taras o powierzchni 800 mkw., na którym można nie tylko zjeść posiłek czy pracować, ale też oderwać się na chwilę od zadań i poćwiczyć w siłowni na świeżym powietrzu. Bezpośrednio z tarasem połączony jest Beach Bar – duża kuchnia z kawiarnianymi stolikami, urządzona w nadmorskim stylu. Pracując nad projektem szukaliśmy rozwiązań, które zapewnią naszym pracownikom optymalne warunki do pracy i odpoczynku.

Tego rodzaju przestrzeń sprzyja partnerskim relacjom podczas realizacji projektów w interdyscyplinarnych zespołach. Jednak wyzwaniem dla firm jest także sprostanie indywidualnym wymaganiom jednostek. To szczególnie ważne w branżach, w których coraz trudniej o pozyskanie i utrzymanie kadry. Pracodawcy starają się, więc o zapewnienie im spersonalizowanych miejsc pracy, które cechuje najwyższy poziom ergonomii. Firma Ericpol z Łodzi wyposażyła swoje nowe biuro m.in. w biurka typu Stand Up, które umożliwiają pracę na stojąco i nawiązują designem do włókienniczej historii miasta. Specjalnie na potrzeby projektu stworzona została wersja systemu z panelami bocznymi w postaci naciągniętej na ramy tkaniny.

– W biurach typu open space stanowiska pracy nie muszą być ustandaryzowane. Możliwe jest dopasowanie ich do indywidualnych potrzeb zarówno pod względem designu, jak i ergonomii np. biurka z regulowaną wysokością blatu łatwo dostosować do wzrostu pracownika. Chcemy zmieniać swoją pozycję podczas całego dnia pracy i cenimy możliwość zarówno pracy na stojąco i odbywania przy biurkach szybkich spotkań, które oszczędzają czas – dodaje Zuzanna Mikołajczyk, Mikomax Smart Office.

Coraz więcej firm decyduję się na przearanżowanie biura zwracając uwagę na komfort pracowników. Nie można się temu dziwić. Badania dowiodły bowiem, że każde podniesienie efektywności pracy o 1 proc. w organizacjach liczących 100 osób, przynosi oszczędności opowiadające 600 tys. PLN rocznie[3]. Zmianę biura w przyjazną i nowoczesną przestrzeń, należy zatem traktować nie jako koszt, a inwestycję w rozwój przedsiębiorstwa.